تتيح لك الأتمتة (Automations) إرسال رسائل تلقائية عبر البريد الإلكتروني أو Slack عند حدوث أمور مرتبطة بإجازات فريقك، مثل تأخّر الموافقة على طلب إجازة أو اقتراب موعد إجازة أحد الموظفين.
وبمجرد إعداد الأتمتة، لن تحتاج إلى متابعة المسؤولين عن الموافقة على الطلبات أو إرسال تذكيرات لأعضاء الفريق بنفسك.
محفّزات الإجازات (Time Off Triggers)
تبدأ كل عملية أتمتة بحدث محدّد يُعرف باسم المحفّز (Trigger).
فيما يلي محفّزات الإجازات التي يمكنك الاختيار من بينها:
المحفّز (Trigger) | متى يتم تشغيله؟ | مثال على الاستخدام |
الموافقة على طلب إجازة (Time Off Approved) | عند الموافقة على طلب إجازة. | إرسال إشعار إلى قناة الفريق لإبلاغ الأعضاء بالموظفين الذين سيكونون في إجازة. |
اقتراب موعد الإجازة (Upcoming Time Off) | قبل أو بعد تاريخ بدء الإجازة المعتمدة بعدد محدّد من الأيام (X). | تذكير المدير بترتيب تغطية مهام الموظف قبل بدء إجازته بثلاثة أيام. |
اقتراب نهاية الإجازة (Ending Time Off) | قبل أو بعد تاريخ انتهاء الإجازة المعتمدة بعدد محدّد من الأيام (X). | إرسال رسالة ترحيب بعودة الموظف في يوم عودته من الإجازة. |
طلب إجازة بانتظار الموافقة (Pending Time Off Approval) | عندما يظل طلب الإجازة معلّقًا لأكثر من عدد محدّد من الأيام (X). | إرسال تذكير إلى المسؤولين عن الموافقة إذا ظل الطلب بانتظار المراجعة لأكثر من يومين. |
رصيد إجازات سالب (Negative Time Off Balance) | عندما يظل رصيد إجازات الموظف سالبًا لأكثر من عدد محدّد من الأيام (X). | تنبيه فريق الموارد البشرية لمراجعة رصيد الإجازات أو تعديل الأجر عند الحاجة. |
إنشاء أتمتة لتذكيرات الإجازات
باستخدام قالب جاهز
انتقل إلى إعدادات الشركة (Company Settings) ← الأتمتة (Automations)، ثم اختر أحد القوالب الجاهزة.
راجع إعدادات الأتمتة، وعدّل عوامل التصفية (Filters) والإجراءات (Actions) حسب الحاجة.
احفظ الأتمتة أو انشرها لتفعيلها.
إنشاء أتمتة من البداية
انتقل إلى إعدادات الشركة (Company Settings) ← الأتمتة (Automations)، ثم اضغط على إضافة أتمتة (Add Automation).
اختر أحد محفّزات الإجازات (Time Off Triggers) المذكورة أعلاه، وحدّد عدد الأيام المطلوب إذا كان المحفّز يتطلب ذلك.
أضف عوامل التصفية (Filters) لتحديد الموظفين الذين ستشملهم الأتمتة. على سبيل المثال، يمكنك إرسال تذكيرات الإجازات القادمة إلى الموظفين بدوام كامل فقط.
أضف إجراءً واحدًا على الأقل، مثل إرسال بريد إلكتروني (Send Email) أو إرسال رسالة عبر Slack (Send Slack Message).
يمكنك إضافة المزيد من الإجراءات أو خطوات التأخير (Delay Steps) حسب الحاجة.
احفظ الأتمتة أو انشرها لتفعيلها.
إعداد الإجراءات (Actions)
افتح الأتمتة، ثم اضغط على إضافة إجراء (Add Action).
اختر إرسال بريد إلكتروني (Send Email) أو إرسال رسالة عبر Slack (Send Slack Message). يمكنك أيضًا جدولة الإجراء ليُنفّذ في الوقت المناسب.
لإرسال رسائل عبر Slack، عليك أولًا ربط مساحة عمل Slack (Slack Workspace) بحسابك، ثم اختيار ما إذا كنت ترغب في إرسال رسالة مباشرة (Direct Message) أو نشر رسالة في إحدى القنوات (Channel).
يمكنك تخصيص الرسائل التي ترسلها الأتمتة باستخدام الحقول المتغيرة (Placeholders)، مثل اسم الموظف أو رقم العقد. وتُملأ هذه الحقول تلقائيًا بالبيانات المناسبة لكل رسالة، مع العلم أن الحقول المتاحة تختلف بحسب المحفّز (Trigger) الذي تختاره.
لن تتمكن من نشر الأتمتة قبل إضافة إجراء واحد على الأقل.
أما مساحات عمل Slack المرتبطة بحساب الشركة، فهي متاحة لجميع المستخدمين الذين يمتلكون صلاحية تعديل الأتمتة، ويمكنهم استخدامها لإرسال الرسائل.
كيفية إضافة تأخير بين الإجراءات
إذا كنت ترغب في تنفيذ أحد الإجراءات بعد فترة انتظار محدّدة، يمكنك إضافة خطوة تأخير (Delay) باتباع الخطوات التالية:
افتح الأتمتة المطلوبة، ثم اختر إضافة تأخير (Add Delay).
أدخل مدة الانتظار بالأيام، على ألا تتجاوز 30 يومًا.
مثال: يمكنك إعداد أتمتة تبدأ عند الموافقة على طلب إجازة (Time Off Approved)، بحيث يتلقى الموظف إشعارًا فور الموافقة، ثم يُرسل تذكير إلى مديره بعد 7 أيام.
كيفية تعديل أتمتة موجودة
افتح قائمة الأتمتة، ثم اختر العملية التي تريد إجراء تغييرات عليها.
تختلف طريقة حفظ التعديلات بحسب حالة الأتمتة:
الأتمتة غير المنشورة (Unpublished Automations): يمكنك إجراء التعديلات وحفظها مباشرةً دون قيود إضافية.
الأتمتة المنشورة (Published Automations): بعد تعديلها، ستحتاج إلى إعادة نشرها، أو يمكنك إلغاء نشرها أولًا ثم حفظ التغييرات.
إذا استبدلت محفّز الإجازات بمحفّز من فئة أخرى، مثل تفعيل العقد (Contract Activated)، فستُزال عوامل التصفية والحقول المتغيرة الخاصة بالإجازات تلقائيًا.
الأسئلة الشائعة (FAQ)
ماذا يحدث للتنبيهات التي لم تُرسل بعد عند تغيير الأتمتة؟
عند تعديل أتمتة منشورة أو إلغاء نشرها أو حذفها، تُلغى جميع عمليات التنفيذ المعلّقة المرتبطة بها.
ويشمل ذلك تنبيهات الإجازات القادمة التي لم يحِن موعد إرسالها، وخطوات التأخير التي لا تزال قيد الانتظار، وأي إجراءات أخرى سبق جدولتها ولم تُنفّذ بعد.
ما الحد الأقصى لعدد الإجراءات وخطوات التأخير؟
تتيح لك كل أتمتة إضافة 4 إجراءات (Actions) و3 خطوات تأخير (Delays) كحد أقصى. ويمكن أن تصل مدة الانتظار في كل خطوة تأخير إلى 30 يومًا.
من يملك صلاحية إنشاء الأتمتة وتعديلها؟
يمكن لأي مستخدم يمتلك صلاحية تعديل الأتمتة (Automations) ضمن إعدادات الشركة (Company Settings) إنشاء أتمتة جديدة أو تعديل أتمتة موجودة، حتى لو كان مستخدم آخر هو من أنشأها في البداية.