يتولّى وكيل الإجازات (Time Off Agent) مراجعة طلبات الإجازات الجديدة والموافقة عليها أو رفضها تلقائيًا وفقًا للتعليمات التي تحدّدها.
كل ما عليك فعله هو تحديد الشروط والمعايير بلغة بسيطة وواضحة، وسيتولّى الوكيل تنفيذ الباقي.
تُعالج الطلبات التي تتطابق مع إحدى التعليمات تلقائيًا، بينما تُحال إليك الطلبات التي لا تتطابق مع أي تعليمة، مع توضيح الأسباب التي استند إليها الوكيل، لتتمكن من اتخاذ القرار المناسب.
كيف يعمل وكيل الإجازات؟
استلام الطلب: يقدّم أحد أعضاء الفريق طلب إجازة جديدًا.
مراجعة التعليمات: يتحقق الوكيل من التعليمات التي حدّدتها، بدءًا من أول تعليمة وحتى آخرها.
اتخاذ الإجراء المناسب: إذا تطابق الطلب مع إحدى التعليمات، يتولّى الوكيل الموافقة عليه أو رفضه أو وضع علامة عليه للمراجعة، وفقًا للتعليمة المحددة.
إحالة الطلبات غير المطابقة: إذا لم يتطابق الطلب مع أي تعليمة، يُحال إليك لمراجعته واتخاذ القرار، مع تقديم المعلومات ذات الصلة.
توثيق القرارات: يُحتفظ بسجل دائم لجميع القرارات، سواء تمت الموافقة على الطلب أو رفضه أو إحالته للمراجعة، مع إمكانية الاطلاع في أي وقت على التعليمة التي أدّت إلى اتخاذ القرار.
ملاحظة مهمة: يحدّد ترتيب التعليمات أولويتها، إذ يطبّق الوكيل أول تعليمة تتطابق مع الطلب.
أمثلة على الاستخدام
أتمتة الموافقة على طلبات الإجازة السنوية الروتينية
أضفتُ التعليمة التالية إلى وكيل الإجازات:
«وافق تلقائيًا على جميع طلبات الإجازة السنوية التي لا تتجاوز 3 أيام، بشرط أن يكون لدى الموظف رصيد إجازات متبقٍ لا يقل عن 5 أيام، وأن يكون قد قدّم الطلب قبل موعد الإجازة بخمسة أيام عمل على الأقل».
تولّى الوكيل معالجة جميع الطلبات المطابقة لهذه الشروط تلقائيًا.
ولم أحتج إلى التدخّل إلا لمراجعة طلبات الإجازات الأطول، والحالات التي لا يتوفر فيها رصيد إجازات كافٍ، والطلبات المقدّمة في اللحظة الأخيرة.
ونتيجةً لذلك، انخفض عدد طلبات الموافقة التي أراجعها أسبوعيًا بأكثر من النصف.
تخصيص تعليمات مختلفة بحسب نوع العقد
أضفتُ تعليمتيْن منفصلتيْن:
للموظفين: الموافقة تلقائيًا على طلبات الإجازة المرضية التي لا تتجاوز يومين.
للمتعاقدين: إحالة جميع طلبات الإجازة المرضية للمراجعة اليدوية.
طبّق الوكيل التعليمات المناسبة على كل فئة تلقائيًا، دون الحاجة إلى التحقق من نوع العقد يدويًا عند مراجعة كل طلب.
ما الشروط التي يمكنك تحديدها؟
عند كتابة تعليمات وكيل الإجازات، يمكنك الاستناد إلى أي من المعايير التالية:
مدة العمل في الشركة (Tenure): المدة التي قضاها عضو الفريق في العمل لدى الشركة.
التحقق من رصيد الإجازات (Balance Check): التأكد من توفر رصيد إجازات كافٍ لدى عضو الفريق.
الحد الأدنى لرصيد الإجازات (Minimum Balance): تحديد الحد الأدنى من الرصيد الذي يجب أن يبقى بعد استخدام الإجازة.
فترة الإشعار المسبق (Notice Period): المدة الفاصلة بين تاريخ تقديم الطلب وموعد بدء الإجازة.
مدة الإجازة (Duration): عدد أيام الإجازة المطلوبة.
الدولة (Country): الدولة التي يعمل منها عضو الفريق.
نوع العقد (Contract Type): تحديد ما إذا كان عضو الفريق موظفًا أو متعاقدًا.
ملاحظة: يجب إعداد سياسة الإجازات (Time Off Policy) في ريموت باس أولًا، قبل أن تتمكن من إعداد وكيل الإجازات وتفعيله.