اطّلع على الأقسام التالية للحصول على إرشادات تفصيلية خطوة بخطوة.
إضافة أتمتة جديدة
لإنشاء أتمتة باستخدام قالب جاهز، اتبع الخطوات التالية:
انتقل إلى قسم الأتمتة (Automations) ضمن إعدادات الشركة (Company Settings)، ثم اختر أحد القوالب الجاهزة.
راجع إعدادات الأتمتة وخصصها حسب احتياجاتك، من خلال تعديل عوامل التصفية والإجراءات إذا لزم الأمر.
اضغط على حفظ (Save) و/أو نشر (Publish).
أو يمكنك إنشاء أتمتة جديدة من البداية باتباع الخطوات التالية:
انتقل إلى قسم الأتمتة (Automations) ضمن إعدادات الشركة (Company Settings)، ثم اضغط على إضافة أتمتة (Add Automation).
حدد الحدث الذي سيؤدي إلى تشغيل الأتمتة، ثم اضبط عوامل التصفية المطلوبة. تختلف الحقول المتاحة بحسب فئة الحدث المحدد.
أضف إجراءً واحدًا على الأقل، مثل إرسال بريد إلكتروني (Send Email) أو إرسال رسالة عبر Slack (Send Slack Message).
يمكنك إضافة المزيد من الإجراءات أو تحديد فترات تأخير بين الخطوات حسب الحاجة.
اضغط على حفظ (Save) و/أو نشر (Publish).
أضف عوامل تصفية لتخصيص الحدث الذي يؤدي إلى تشغيل الأتمتة بما يتناسب مع احتياجاتك. على سبيل المثال، يمكنك إعداد رسائل تهنئة بذكرى الانضمام إلى العمل لتُرسل تلقائيًا إلى الموظفين بدوام كامل فقط.
تعديل الأتمتة
لتعديل أتمتة موجودة، انتقل إلى قائمة الأتمتة (Automations)، ثم اختر الأتمتة التي ترغب في تعديلها:
الأتمتة غير المنشورة: يمكنك تعديل الخطوات وعوامل التصفية وحفظ التغييرات مباشرةً.
الأتمتة المنشورة: بعد إجراء التعديلات، يجب إما نشر النسخة المحدّثة أو إلغاء نشر الأتمتة قبل حفظ التغييرات.
عند تغيير الحدث الذي يؤدي إلى تشغيل الأتمتة، ستُحذف تلقائيًا عوامل التصفية والمتغيرات غير المتوافقة مع الحدث الجديد. على سبيل المثال، إذا غيّرت الحدث إلى «تفعيل العقد (Contract Activated)»، فستُحذف عوامل التصفية والمتغيرات المرتبطة بالإجازات.
إعداد الإجراءات
لإعداد الإجراءات، انتقل إلى قائمة الأتمتة (Automations)، ثم اختر الأتمتة التي ترغب في تعديلها:
اضغط على إضافة إجراء (Add Action)، ثم اختر أحد نوعَي الإجراءات المتاحة: إرسال بريد إلكتروني (Send Email) أو إرسال رسالة عبر Slack (Send Slack Message).
يمكنك جدولة الإجراءات لضمان تنفيذها في الوقت المناسب.
يجب إضافة إجراء واحد على الأقل حتى تتمكن من نشر الأتمتة.
لإرسال رسائل عبر Slack، تأكد من ربط مساحة عمل (Workspace) بالمنصة.
يمكنك الاختيار بين إرسال رسائل مباشرة أو إرسال رسائل إلى القنوات (Channels).
تكون مساحات العمل المرتبطة بـ Slack مشتركة، ويمكن للمستخدمين الآخرين الذين لديهم صلاحيات التعديل استخدامها لإعداد الأتمتة.
يمكنك إضافة متغيرات ديناميكية إلى نص الرسالة لتخصيص محتواها تلقائيًا، مثل اسم الموظف أو رقم العقد. وتختلف الحقول المتاحة بحسب فئة الحدث الذي يؤدي إلى تشغيل الأتمتة.
إعداد فترات التأخير
لإضافة فترات تأخير بين خطوات الأتمتة، انتقل إلى قائمة الأتمتة (Automations)، ثم اختر الأتمتة التي ترغب في تعديلها:
اضغط على إضافة فترة تأخير (Add Delay).
حدد عدد أيام التأخير المطلوب قبل تنفيذ الخطوة التالية.
الحد الأقصى المسموح به لفترة التأخير هو 30 يومًا.
الأسئلة الشائعة
ماذا يحدث للعمليات الجارية عند تعديل الأتمتة؟
عند تعديل أتمتة منشورة أو إلغاء نشرها أو حذفها، يتم إلغاء جميع العمليات المعلّقة.
وتشمل العمليات المعلّقة الحالات التالية:
الأحداث المرتبطة بتوقيت محدد: مثل استحقاق دفعة خلال 3 أيام.
خطوات التأخير: مثل الانتظار لمدة 3 أيام قبل تنفيذ الإجراء التالي.
الإجراءات المجدولة: مثل إرسال بريد إلكتروني في اليوم التالي.
هل توجد حدود لعدد خطوات الأتمتة؟
نعم، تنطبق الحدود التالية:
الحد الأقصى لعدد الإجراءات: 4 إجراءات.
الحد الأقصى لعدد خطوات التأخير: 3 خطوات.
الحد الأقصى لمدة كل خطوة تأخير: 30 يومًا.
من يمكنه إعداد الأتمتة؟
يمكن لمستخدمي حسابات الشركات الذين لديهم صلاحيات التعديل في قسم الأتمتة (Automations) ضمن إعدادات الشركة (Company Settings) إنشاء الأتمتة وتعديلها.
كما يمكنهم عرض الأتمتة التي أنشأها مستخدمون آخرون وتعديلها.
قائمة الأحداث التي تؤدي إلى تشغيل الأتمتة
قائمة الأحداث التي تؤدي إلى تشغيل الأتمتة
العقود
بانتظار توقيع الموظف
عندما لا يوقّع الموظف على العقد بعد مرور عدد محدد من الأيام.
بانتظار توقيع الشركة
عندما لا توقّع الشركة على العقد بعد مرور عدد محدد من الأيام.
تفعيل العقد
عندما تتغير حالة العقد إلى «جارٍ (Ongoing)».
إنهاء العقد
عندما تتغير حالة العقد إلى «منتهي (Terminated)».
تعديل العقد
عندما تتغير حالة العقد إلى «بانتظار التعديل (Pending Amendment)».
الموظفون
تغيير المدير المباشر
عند تعيين مدير مباشر لأحد العقود.
تغيير المسمى الوظيفي
عند تحديث المسمى الوظيفي أو دور الموظف في العقد.
ذكرى الانضمام إلى العمل
قبل ذكرى انضمام الموظف إلى العمل أو بعدها بعدد محدد من الأيام.
اقتراب تاريخ بدء العقد
قبل تاريخ بدء العقد أو بعده بعدد محدد من الأيام.
عيد الميلاد
قبل عيد ميلاد الموظف أو بعده بعدد محدد من الأيام.
الإجازات
اقتراب موعد الإجازة
قبل تاريخ بدء إجازة تمت الموافقة عليها أو بعده بعدد محدد من الأيام.
اقتراب نهاية الإجازة
قبل تاريخ انتهاء إجازة تمت الموافقة عليها أو بعده بعدد محدد من الأيام.
طلب إجازة بانتظار الموافقة
عندما يظل طلب الإجازة بانتظار الموافقة لأكثر من عدد محدد من الأيام.
رصيد إجازات سالب
عندما يظل رصيد إجازات الموظف سالبًا لأكثر من عدد محدد من الأيام.
المدفوعات
دفعة مستحقة بانتظار الموافقة
عندما تظل دفعة مستحقة واحدة أو أكثر بانتظار الموافقة لأكثر من عدد محدد من الأيام.
إتمام الدفع
عندما تتغير حالة المعاملة المالية للشركة إلى «مدفوعة (Paid)».
دفعة متأخرة
عندما تظل دفعة واحدة أو أكثر متأخرة عن موعد استحقاقها لأكثر من عدد محدد من الأيام.
تعديل مالي جديد
عند تقديم تعديل مالي بمبلغ يساوي القيمة المحددة أو يتجاوزها.
المصروفات
مصروف جديد
عند تقديم مصروف بمبلغ يساوي القيمة المحددة أو يتجاوزها.
إتمام الدفع
عندما يظل طلب المصروف بانتظار الموافقة لأكثر من عدد محدد من الأيام.
الأعمال المقدّمة
عمل جديد
عندما يقدّم الموظف عملًا بمبلغ يساوي القيمة المحددة أو يتجاوزها.
عمل بانتظار الموافقة
عندما يظل العمل المقدّم بانتظار الموافقة لأكثر من عدد محدد من الأيام.
المستندات
مستند مطلوب من الموظف
عندما يظل المستند المطلوب من الموظف بانتظار التقديم لأكثر من عدد محدد من الأيام.
مستند مطلوب من الشركة
عندما يظل المستند المطلوب من الشركة بانتظار التقديم لأكثر من عدد محدد من الأيام.