قبل البدء
يجب إعداد سياسة الإجازات (Time Off Policy) في ريموت باس قبل أن تتمكن من إعداد وكيل الإجازات.
يعتمد الوكيل على سياسة الإجازات الموجودة مسبقًا في حسابك، لذا يجب التأكد من إعدادها أولًا.
خطوات إعداد وكيل الإجازات
1. انتقل إلى مركز وكلاء الذكاء الاصطناعي (Agent Hub) من قائمة التنقّل الرئيسية.
2. في بطاقة وكيل الإجازات (Time Off Agent)، اضغط على إعداد الوكيل (Set up agent).
3. في الحقل النصي، اكتب التعليمات التي ترغب في تطبيقها بلغة بسيطة وواضحة. على سبيل المثال:
«وافق على جميع طلبات الإجازة السنوية التي لا تتجاوز 3 أيام، بشرط أن يكون لدى عضو الفريق رصيد إجازات متبقٍ لا يقل عن 5 أيام، وأن يكون قد قدّم الطلب قبل موعد الإجازة بأكثر من 5 أيام عمل».
«ارفض أي طلب إجازة يُقدَّم قبل موعد بدء الإجازة بأقل من 24 ساعة».
«وافق على طلبات الإجازة المرضية التي لا تتجاوز يومين للموظفين بدوام كامل، بغض النظر عن فترة الإشعار المسبق».
4. راجع منطق التعليمات قبل حفظها. تأكد من أن الوكيل يعتمد على سياسة الإجازات الصحيحة، وأن إجراء الموافقة أو الرفض يتوافق مع ما تريد تطبيقه. يمكنك إضافة شروط أخرى أو تعديل صياغة التعليمات قبل تأكيدها.
5. حدّد الإجراء الذي تريد أن يتخذه الوكيل عند استيفاء شروط التعليمة، سواء كان الموافقة (Approve) أو الرفض (Decline) أو وضع علامة للمراجعة (Flag).
6. اضغط على حفظ (Save) لحفظ التعليمة.
يمكنك أيضًا استخدام إحدى التعليمات المقترحة للبدء وتفعيل الوكيل ببضع نقرات فقط.
إدارة تعليمات متعددة
يمكنك تفعيل عدة تعليمات في الوقت نفسه، ويحدّد ترتيب التعليمات أولويتها، إذ يراجعها الوكيل بالتسلسل من الأعلى إلى الأسفل، ويطبّق أول تعليمة تتطابق مع الطلب.
لتغيير ترتيب التعليمات، ما عليك سوى سحبها وإفلاتها بالترتيب الذي يتوافق مع القواعد التي ترغب في تطبيقها.
الشروط المتاحة
عند كتابة تعليمات وكيل الإجازات، يمكنك الاستناد إلى أي من الشروط التالية:
مدة العمل في الشركة (Tenure): المدة التي قضاها عضو الفريق في العمل لدى الشركة.
التحقق من رصيد الإجازات (Balance Check): التأكد من توفر رصيد إجازات كافٍ لدى عضو الفريق.
الحد الأدنى لرصيد الإجازات (Minimum Balance): تحديد الحد الأدنى من رصيد الإجازات الذي يجب أن يبقى بعد استخدام الإجازة.
فترة الإشعار المسبق (Notice Period): المدة الفاصلة بين تاريخ تقديم الطلب وموعد بدء الإجازة.
مدة الإجازة (Duration): عدد أيام الإجازة المطلوبة.
نوع العقد (Contract Type): تحديد ما إذا كان عضو الفريق موظفًا أو متعاقدًا.
الدولة (Country): الدولة التي يعمل منها عضو الفريق.