عند تفعيل وكيل الرواتب (Payroll Agent)، لن تحتاج إلى البدء من الصفر. يوفّر ريموت باس مجموعة من الفحوصات المدمجة مسبقًا، مع إمكانية إضافة تعليماتك الخاصة إليها.
يوضّح هذا الدليل الفرق بين تعليمات ريموت باس (RemotePass Instructions) والتعليمات المخصّصة (Custom Instructions)، وكيفية تعديل كل منها بما يناسب احتياجاتك.
تعليمات ريموت باس (RemotePass Instructions)
تتضمن تعليمات ريموت باس 22 فحصًا مدمجًا يتم تفعيلها تلقائيًا بمجرد تشغيل وكيل الرواتب، وتغطي أكثر الحالات شيوعًا التي تستدعي الانتباه أثناء مراجعة الرواتب.
تُصنّف هذه الفحوصات بحسب مستوى الخطورة إلى ثلاث فئات:
مستوى خطورة مرتفع (High Severity)
وجود دفعة مستقلة غير مرتبطة بالراتب الأساسي مستحقة الدفع، مثل المكافآت أو العمولات أو الإضافات أو الخصومات أو التسويات أو البدلات.
تجاوز المبلغ الأساسي للدفعة قيمة الراتب المتفق عليه في العقد بأكثر من 15%.
زيادة قيمة الدفعة بأكثر من 1% مقارنةً بآخر مبلغ تم صرفه.
احتواء دفعة الراتب على تعديلات، مثل الإضافات أو الخصومات.
اختلاف قيمة دفعة الدفع حسب العمل المنجز (Pay As You Go) بأكثر من 50% عن متوسط مدفوعات المتعاقد خلال الأشهر الستة السابقة.
تجاوز قيمة دفعة الدفع حسب العمل المنجز 1.5 ضعف الأجر المحدد في العقد.
مستوى خطورة متوسط (Medium Severity)
صرف عمولة أو مكافأة للمرة الأولى من نوعها، أو تجاوز قيمتها أعلى مبلغ سابق من النوع نفسه بأكثر من 50%.
تضمين إجمالي الدفعة تعديلًا معلّقًا لم تتم الموافقة عليه بعد.
اعتبار قيمة الدفعة غير اعتيادية من الناحية الإحصائية مقارنةً بسجل المدفوعات السابق.
احتواء دفعة خاصة بخدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) على رسوم تُدفع لمرة واحدة دون وجود سابقة لها في سجل المدفوعات، مثل التأمين السنوي أو راتب الشهر الثالث عشر أو رسوم إعداد الموظف الجديد.
اختلاف قيمة إحدى مراحل الإنجاز بأكثر من 20% عن متوسط قيم مراحل الإنجاز السابقة في العقد.
وجود مرحلة إنجاز غير مسبوقة في العقد، مع وصف غير واضح للعمل المطلوب.
اختلاف قيمة دفعة الدفع حسب العمل المنجز بأكثر من 20% عن متوسط مدفوعات المتعاقد خلال الأشهر الستة السابقة.
تجاوز حجم العمل المقدّم متوسط حجم العمل المعتاد للمتعاقد نفسه بأكثر من 50%.
وجود عقد نشط سبق صرف مدفوعات بموجبه، لكن قيمة الدفعة الحالية تساوي صفرًا، دون تقديم أي عمل.
مستوى خطورة منخفض (Low Severity)
اختلاف قيمة دفعة الراتب عن الراتب المتفق عليه في العقد بأكثر من 22%.
انخفاض إجمالي مبلغ الدفعة قبل الخصومات بأكثر من 5% عن الراتب المتفق عليه في العقد.
عدم وجود دفعة عن الشهر السابق لعقد سبق صرف مدفوعات بموجبه.
تغطية الدفعة لجزء فقط من فترة الرواتب، مثل حالات بدء العمل أو إنهاء العقد أو الانضمام خلال دورة الرواتب.
استخدام وصف عام أو منسوخ لإحدى مراحل الإنجاز، دون تحديد العمل أو المخرجات المطلوب تسليمها.
اختلاف قيمة دفعة الدفع حسب العمل المنجز بأكثر من 10% عن متوسط مدفوعات المتعاقد خلال الأشهر الستة السابقة.
استخدام وصف عام أو منسوخ للعمل المقدّم، دون تحديد العمل أو المخرجات التي تم تسليمها.
يمكنك تعطيل أي فحص باستخدام زر التفعيل والتعطيل (Toggle)، أو الضغط على تعديل (Edit) لتغيير مستوى الخطورة أو الحد المحدد للفحص، مثل نسبة 15% أو معامل 1.5 ضعف المذكورين أعلاه.
عند تعطيل أحد الفحوصات، سيتوقف عن رصد الحالات الجديدة، دون التأثير على القرارات التي تم اتخاذها سابقًا.
التعليمات المخصّصة (Custom Instructions)
هي التعليمات التي تنشئها بنفسك باستخدام لغة بسيطة من خلال شاشة إعداد الوكيل.
على سبيل المثال:
«ضع علامة للمراجعة على أي دفعة تتجاوز 10,000 دولار أمريكي لمتعاقد جديد».
«ضع علامة للمراجعة على أي عملية رواتب تتضمن أكثر من 3 تعديلات».
على عكس تعليمات ريموت باس، لا تتضمن التعليمات المخصّصة أي قواعد مُعدّة مسبقًا، بل يمكنك إنشاؤها بالكامل وفقًا لاحتياجات شركتك.
وبما أن وكيل الرواتب لا يتولّى الموافقة على المدفوعات أو رفضها تلقائيًا، فإن التعليمات المخصّصة تعمل بالطريقة نفسها التي تعمل بها الفحوصات المدمجة: ترصد الحالات وتحدّد مستوى خطورتها وفقًا لاختيارك، دون اتخاذ أي قرار نهائي تلقائيًا.
يمكنك إنشاء تعليمات تستند إلى معايير مختلفة، مثل الدولة ونوع العقد والمبلغ ونوع الدفعة وغيرها.
تعمل التعليمات المخصّصة بالتزامن مع تعليمات ريموت باس، وليس بدلًا منها.
إذ يتم التحقق من كل دفعة وفقًا لكلا النوعين من التعليمات، وقد يتم رصد الدفعة نفسها بناءً على تعليمة مدمجة أو مخصّصة، أو كليهما.
أين يمكنك عرض هذه التعليمات؟
من شاشة تعليمات وكيل الرواتب، يمكنك استخدام خيارات التصفية التالية لعرض التعليمات:
الكل (All): يعرض جميع التعليمات المدمجة والمخصّصة معًا.
ريموت باس (RemotePass): يعرض الفحوصات المدمجة التي يوفّرها ريموت باس فقط.
مخصّصة (Custom): يعرض التعليمات التي أضفتها بنفسك فقط.
الخلاصة
تمثّل تعليمات ريموت باس نقطة البداية لمراجعة الرواتب ورصد الحالات غير الاعتيادية، إذ تكون مفعّلة افتراضيًا، مع إمكانية تعديلها أو تعطيلها بحسب احتياجاتك.
أما التعليمات المخصّصة، فتتيح لك إضافة قواعد المراجعة الخاصة بشركتك، بما يتناسب مع سياساتها ومتطلباتها.
يعمل النوعان معًا لمراجعة كل دفعة ورصد أي حالات غير اعتيادية تستدعي انتباهك قبل إغلاق دورة الرواتب.
وفي جميع الحالات، يبقى القرار النهائي بيدك.