مزامنة بيانات الموظفين بين BambooHR وريموت باس
يتيح لك تكامل مزامنة بيانات الموظفين (Worker Sync) بين BambooHR وريموت باس نقل بيانات الموظفين بسهولة، وإنشاء العقود، والحفاظ على دقة سجلاتهم دون الحاجة إلى إدخال المعلومات مرتين.
ومن خلال مزامنة بيانات الموظفين بين النظامين، يمكنك ضمان دقة الرواتب والامتثال للمتطلبات التنظيمية، وتبسيط إجراءات إعداد الموظفين الجدد، والحفاظ على تحديث السجلات باستمرار على كلا النظامين.
أنت من يتحكم في عملية المزامنة
تمنحك ميزة مزامنة بيانات الموظفين (Worker Sync) إمكانية تحديد الموظفين الذين تريد نقل بياناتهم إلى ريموت باس، وكيفية إدارة سجلاتهم:
يُستخدم حقل مخصص في BambooHR باسم Remotepass Employment Type لتحديد الموظفين المشمولين بالمزامنة.
تحدد قيمة هذا الحقل (EOR أو DE أو Contractor) كيفية التعامل مع الموظف عند إنشاء عقده في ريموت باس.
يمكنك تفعيل تعديلات العقود بحسب نوع العقد، بحيث تُطبّق التحديثات الواردة من BambooHR تلقائيًا على أنواع العقود التي تختارها فقط.
يمكن للمسؤولين فقط في كل من BambooHR وريموت باس إعداد التكامل وإدارته.
كيف تعمل مزامنة بيانات الموظفين؟
الموظفون الذين تم نقل بياناتهم (Imported Workers)
بعد مزامنة BambooHR، يظهر جميع الموظفين الذين تم نقل بياناتهم بنجاح في قائمة الموظفين الذين تم نقل بياناتهم (Imported Workers).
تُعرض بيانات الموظفين مع تصنيفهم بحسب نوع العقد، لتسهيل مراجعتها.
يمكنك بدء إنشاء العقود لكل موظف على حدة أو لعدة موظفين دفعة واحدة، باستخدام البيانات المعبأة مسبقًا من BambooHR.
تعرض هذه القائمة فقط الموظفين الذين لم تُنشأ لهم عقود بعد في ريموت باس.
بالنسبة إلى عقود صاحب العمل المسجّل (EOR)، يجب أن يكون تاريخ التوظيف المسجّل في BambooHR تاريخًا مستقبليًا حتى تنجح عملية نقل البيانات.
إنشاء العقود (Contract Creation)
يمكنك إنشاء العقود ببضع خطوات بسيطة.
يملأ ريموت باس حقول العقد تلقائيًا باستخدام البيانات المتوفرة في BambooHR.
إذا كانت بعض الحقول غير مكتملة في BambooHR، يرشدك ريموت باس إلى إضافة المعلومات الناقصة بسرعة، لضمان صحة العقود وامتثالها للمتطلبات المعتمدة.
تعديلات العقود (Amendments)
تُجرى مزامنة تعديلات العقود يوميًا إذا كنت قد فعّلت هذه الميزة لنوع العقد المعني.
عند مراجعة أي تعديل، ستظهر لك القيم السابقة والجديدة جنبًا إلى جنب لتسهيل مقارنة التغييرات.
تختلف آلية تطبيق التعديلات بحسب نوع الموظف:
المتعاقدون (Contractors): تتطلب تعديلات العقود توقيع الطرفين.
موظفو صاحب العمل المسجّل (EOR): يراجع ريموت باس تعديلات العقود قبل تطبيقها.
الموظفون المباشرون (DE): تُطبّق التحديثات تلقائيًا كتعديلات مباشرة على بيانات العقد، دون الحاجة إلى المرور بإجراءات تعديل العقد الرسمية.
الحقول التي يمكن تعديلها أو تحديثها
المتعاقدون (Contractors)
الدور الوظيفي.
نطاق العمل.
مبلغ الراتب.
عملة الراتب.
دورية الدفع.
فترة الإشعار.
الموظفون المباشرون (Direct Employees - DE)
القسم.
رئيس القسم.
مدة التوظيف.
المستوى الوظيفي.
المسمى الوظيفي.
الرقم الوظيفي.
رقم التأشيرة.
الرقم الوظيفي في نظام DEWS.
المساهمة.
تاريخ بدء العمل (إذا لم يبدأ الموظف العمل بعد).
شهر الدفعة الأولى (إذا لم تُصرف أي دفعة بعد).
الراتب الأساسي.
فترة التجربة.
فترة الإشعار.
عقود صاحب العمل المسجّل (EOR)
الدور الوظيفي.
نطاق العمل.
الراتب.
الجنسية (إذا لم يبدأ العقد بعد).
التعامل مع التعديلات المتعارضة (Conflict Handling)
إذا كان هناك تعديل يدوي جارٍ على أحد العقود في ريموت باس، فستظل التعديلات الجديدة الواردة من BambooHR في حالة انتظار حتى اكتمال التعديل اليدوي.
تُدمج تعديلات BambooHR المتعددة المعلّقة في طلب واحد. وإذا تغيّرت قيمة الحقل نفسه أكثر من مرة، فسيُعتمد آخر تحديث.
عند دمج عدة تغييرات، يُرسل إشعار واحد فقط إلى الموظف.
إذا كان أحد التعديلات قد وُقّع بالفعل، فسيؤدي أي تغيير جديد في BambooHR إلى إنشاء طلب تعديل جديد بعد اكتمال الطلب الأول.
أفضل الممارسات: يُنصح بإجراء جميع التغييرات المطلوبة في BambooHR دفعة واحدة قبل المزامنة، لتجنّب التعديلات المتكررة والإجراءات الإضافية.
التعامل مع الأخطاء (Error Handling)
تظهر الأخطاء في قسم الأخطاء (Error) ضمن وحدة مزامنة بيانات الموظفين (Worker Sync).
يتضمن كل خطأ شرحًا للمشكلة ورابطًا إلى ملف الموظف المعني في BambooHR، مما يسهّل تحديد سبب الخطأ ومعالجته.
تعطيل وحدة المزامنة (Disabling the Module)
يمكنك إيقاف مزامنة بيانات الموظفين مؤقتًا في أي وقت بالضغط على تعطيل الوحدة (Disable Module).
ستتوقف جميع عمليات المزامنة فورًا، ولن تُستأنف حتى تعيد تفعيل الوحدة.
دورية المزامنة (Sync Frequency)
نقل بيانات الموظفين: يوميًا أو عند الطلب.
تعديلات العقود: يوميًا.
استراتيجية البيانات وتعيين الحقول (Data & Field Strategy)
لا يتطلب إنشاء العقود سوى حقلين أساسيين: البريد الإلكتروني والاسم.
يجلب ريموت باس تلقائيًا جميع البيانات الأخرى المتوفرة في حقول BambooHR المكتملة.
يمكنك إضافة أي معلومات ناقصة مباشرةً في ريموت باس أثناء إنشاء العقد.
كلما كانت بيانات الموظفين في BambooHR أكثر اكتمالًا، قلّت الحاجة إلى إدخال المعلومات يدويًا.
إذا كنت ترغب في أتمتة العملية بالكامل، يمكنك إنشاء حقول مخصصة في BambooHR وربطها بالحقول المقابلة في ريموت باس.
المصدر الأساسي للبيانات (Source of Truth): بمجرد توفر قيمة لأحد الحقول في BambooHR، ستُعتمد هذه القيمة بدلًا من أي بيانات أُدخلت يدويًا في ريموت باس.
القيود (Limitations)
لا يمكن تعطيل تعديلات العقود لموظفين محددين بشكل فردي، إذ يمكن إدارة هذه الإعدادات على مستوى نوع العقد فقط.
الأسئلة الشائعة
لا أستطيع رؤية الموظفين في ريموت باس، ماذا أفعل؟
تأكد من إنشاء الحقل المخصص Remotepass Employment Type في BambooHR وإعداده بشكل صحيح.
وتحقق من تحديد قيمة هذا الحقل في ملف الموظف ضمن الوظيفة (Job) ← قسم الوظيفة (Job Section)، بحيث تكون إحدى القيم التالية: Contractor أو DE أو EOR.
ما الحقول المطلوبة؟
يُعدّ الاسم والبريد الإلكتروني الحقلين الإلزاميين الوحيدين، أما بقية الحقول فهي اختيارية، وتُجلب بياناتها تلقائيًا إذا كانت متوفرة.
ماذا يحدث إذا ظهر خطأ؟
تظهر الأخطاء في قسم الأخطاء (Error) ضمن وحدة مزامنة بيانات الموظفين (Worker Sync)، مع تفاصيل كل خطأ ورابط إلى ملف الموظف في BambooHR لتسهيل معالجته.
هل يمكنني إيقاف مزامنة بيانات الموظفين مؤقتًا؟
نعم، يمكنك إيقاف مزامنة بيانات الموظفين في أي وقت من خلال الضغط على تعطيل الوحدة (Disable Module).