يتولّى وكيل الرواتب (Payroll Agent) مراجعة عمليات الرواتب وفقًا للتعليمات التي تحدّدها، ويرصد أي حالات تستدعي تدقيقًا إضافيًا قبل إغلاق دورة الرواتب.
كل ما عليك فعله هو كتابة تعليماتك بلغة بسيطة وواضحة، وسيتولّى الوكيل تنفيذ عملية المراجعة تلقائيًا.
وعلى عكس وكيل الإجازات ووكيل المصروفات، لا يتخذ وكيل الرواتب قرارات الموافقة أو الرفض تلقائيًا، بل يُحيل إليك جميع البنود التي يرصدها لاتخاذ القرار النهائي بشأنها.
كيف يعمل وكيل الرواتب؟
بدء عملية الرواتب: تبدأ دورة جديدة لمعالجة الرواتب.
مراجعة التعليمات: يتحقق الوكيل من التعليمات التي حدّدتها، بدءًا من أول تعليمة وحتى آخرها.
رصد الحالات المطابقة: إذا تطابقت عملية الرواتب مع إحدى التعليمات، يضع الوكيل علامة عليها ويُحيلها إليك للمراجعة، مع توضيح الأسباب التي استند إليها.
متابعة العمليات المعتادة: إذا لم تتطابق العملية مع أي تعليمة، تستمر إجراءات معالجة الرواتب كالمعتاد.
توثيق القرارات: يُحتفظ بسجل دائم لجميع الحالات التي تم رصدها والقرارات المتخذة بشأنها، مع إمكانية الاطلاع في أي وقت على التعليمة التي أدّت إلى رصد كل حالة.
ملاحظة مهمة: يحدّد ترتيب التعليمات أولويتها، إذ يطبّق الوكيل أول تعليمة تتطابق مع الحالة التي يراجعها.
أمثلة على الاستخدام
رصد الزيادات غير الاعتيادية في المدفوعات قبل إغلاق دورة الرواتب
أضفتُ التعليمة التالية إلى وكيل الرواتب:
«ضع علامة للمراجعة على أي دفعة تزيد قيمتها بأكثر من 25% عن الدفعة التي تلقّاها المتعاقد نفسه في الشهر السابق».
قبل إغلاق دورة الرواتب، رصد الوكيل ثلاث حالات:
الحالة الأولى: دفعة مستحقة مقابل إكمال إحدى مراحل الإنجاز المتفق عليها في العقد.
الحالة الثانية: خطأ في إدخال البيانات.
الحالة الثالثة: دفعة تتطلب مراجعة تفاصيل العقد.
تمت مراجعة الحالات الثلاث ومعالجتها قبل صرف الرواتب.
مراجعة الدفعات الأولى للمتعاقدين الجدد
أضفتُ التعليمة التالية:
«ضع علامة للمراجعة على جميع الدفعات الأولى للمتعاقدين الذين انضمّوا خلال آخر 30 يومًا».
رصد الوكيل تلقائيًا جميع الدفعات الأولى للمتعاقدين الجدد، مما أتاح لي التحقق من صحة الأجر المتفق عليه، ونوع العقد، والبيانات البنكية قبل معالجة أي دفعة.
ما الشروط التي يمكنك تحديدها؟
عند كتابة تعليمات وكيل الرواتب، يمكنك تحديد الشروط بناءً على أي من المعايير التالية:
نوع الدفعة (Payment Type): مثل الراتب أو المكافأة أو العمولة أو تعديلات الرواتب وغيرها من أنواع المدفوعات.
نوع الموظف أو المتعاقد (Worker Type): حصر المراجعة في أنواع محددة من العقود.
المبلغ (Amount): مقارنة قيمة الدفعة بحد مالي ثابت تحدّده مسبقًا.
الاختلاف عن قيمة العقد (Deviation from Contract): مقارنة قيمة الدفعة بالمبلغ المتفق عليه في العقد، وتحديد نسبة الاختلاف المسموح بها.
الدولة أو الكيان القانوني (Country / Entity): تطبيق التعليمات على دول أو كيانات قانونية محددة.
العملة (Currency): حصر المراجعة في عملات محددة للعقود أو المدفوعات.
مدة التعاقد (Contract Tenure): اشتراط مرور حد أدنى من الوقت منذ بدء العقد.
عدد الدفعات الأخيرة (Recent Payment Count): تحديد حد أقصى لعدد الدفعات خلال الفترة الأخيرة.