كيف يعمل التكامل المالي مع SAP S/4HANA؟

يوضّح هذا المقال كيف يزامن ريموت باس بيانات الرواتب تلقائيًا مع SAP S/4HANA، بحسب نوع العملية وفئة الموظف أو المتعاقد.

يُربط كل موظف أو متعاقد بسجل مورد موجود في SAP. ينشئ فريق SAP لديك سجلات الموردين، ثم تختارها من قسم الموظفين (Workers) في ريموت باس. وتُربط جميع رواتب موظفي خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) بسجل المورد RemotePassEOR.

تنطبق مزامنة الفواتير على جميع مدفوعات المتعاقدين ورواتب موظفي خدمة صاحب العمل المسجّل. تُنشأ فواتير لكل دفعة، ثم تُرحَّل الفواتير المقابلة إلى SAP كفواتير موردين تحت سجل كل مورد. ويُربط كل بند بحساب دفتر الأستاذ العام الذي اخترته.

يجب تعيين مركز تكلفة من SAP لكل موظف أو متعاقد قبل ترحيل فواتيره. يمكنك اختياره من قسم الموظفين (Workers) أثناء الإعداد الأولي. وإذا لم تعيّن مركز تكلفة، تفشل مزامنة الفواتير إلى أن تُعيّن واحدًا.

يمكنك تفعيل المزامنة التلقائية أو إيقافها لكل نوع على حدة في أي وقت.

* يُربط جميع موظفي خدمة صاحب العمل المسجّل بسجل المورد RemotePassEOR. وعند اكتمال كل دفعة، تُنشأ فاتورة واحدة تضمّ بنود جميع هؤلاء الموظفين.

يُصنَّف كل بند في الفاتورة ضمن فئة، ويجب ربط كل فئة بحساب في دليل الحسابات في SAP. تشمل فئات المدفوعات في ريموت باس ما يلي:

أثناء الإعداد، اربط كل فئة بحساب دفتر الأستاذ العام المقابل لها. هذا الربط مطلوب لتفعيل مزامنة الفواتير، ويُطبّق افتراضيًا على جميع الموظفين والمتعاقدين. يمكنك تعديله في أي وقت، وتسري التغييرات على الفواتير المستقبلية فقط.

اضغط على الربط بالذكاء الاصطناعي (Map With AI) ليقترح ريموت باس حسابًا لكل فئة من دليل الحسابات في SAP. راجع الاقتراحات، ثم اضغط على قبول اقتراحات الربط (Accept AI Mappings) أو رفض اقتراحات الربط (Reject AI Mappings). يمكنك تعديل أي ربط لاحقًا.

يمكنك تخصيص الربط لموظف أو متعاقد معيّن إذا احتجت إلى استخدام حسابات مختلفة عن الإعداد العام.

١. افتح قسم الموظفين (Workers)، واختر الموظف أو المتعاقد، ثم اضغط على تخصيص الفئات (Customize Categories).
٢. عيّن حسابات دفتر الأستاذ العام التي تريدها لبعض الفئات أو لجميعها، ثم احفظ التغييرات.

عند تفعيل الربط المخصّص، تُعالَج فواتير الموظف أو المتعاقد وفق إعداداته المخصّصة. وبما أن جميع موظفي خدمة صاحب العمل المسجّل مرتبطون بسجل المورد نفسه (RemotePassEOR)، تُطبّق إعدادات تخصيص الحسابات عليهم جميعًا بالطريقة نفسها.

ينشئ ريموت باس فواتير المتعاقدين بعقود ثابتة أو عقود قائمة على مراحل الإنجاز أو الدفع حسب العمل المنجَز (PAYG)، وفواتير موظفي خدمة صاحب العمل المسجّل بعد كل دورة رواتب.

عندما تصبح حالة الدفعة مدفوعة (PAID) في ريموت باس، تُرحَّل الفواتير تلقائيًا إلى SAP كفواتير موردين تحت رمز الشركة الذي ربطته. ويُربط كل بند بحساب دفتر الأستاذ العام ومركز تكلفة الموظف أو المتعاقد وفق إعداداتك.

تظهر حالات الفواتير في قسم الفواتير (Invoices) على النحو التالي: لم تتم المزامنة (Unsynced)، والمزامنة قيد التنفيذ (Syncing)، وتمت المزامنة (Synced)، وفشلت المزامنة (Failed).

للمزامنة يدويًا في أي وقت، اضغط على مزامنة الكل (Sync All)، أو حدّد الفواتير المطلوبة واضغط على مزامنة الفواتير غير المُزامَنة (Sync Unsynced Invoices).

يوضّح كشف المعاملة التالي كيف تُوزَّع البنود على خمس فواتير.

عند فشل المزامنة، تظهر حالة فشلت المزامنة (Failed) على الفاتورة مع وصف الخطأ.

قبل ربط النظامين، ينشئ فريق SAP سجلات الموردين المطلوبة: سجلًا لكل متعاقد تدفع مستحقاته، وسجل RemotePassEOR لرواتب موظفي خدمة صاحب العمل المسجّل. بعدها، اختر سجل المورد من SAP لكل موظف أو متعاقد في قسم الموظفين (Workers). هذا الاختيار مطلوب قبل ترحيل فواتيره.

إذا لم يظهر سجل مورد أنشأته للتو في SAP، اضغط على تحديث (Refresh) بجانب «المورد غير موجود؟» (Missing vendor?). يجب أن يكون سجل المورد مرتبطًا برمز الشركة الذي ربطته بالتكامل حتى يقبل SAP الفاتورة.

يحمل كل بند في فاتورة المورد مركز التكلفة الخاص بالموظف أو المتعاقد في SAP. إذا لم يُعيَّن مركز تكلفة، أو إذا حُذف المركز المعيّن أو حُظر في SAP، تفشل المزامنة وتظهر رسالة «مركز التكلفة مفقود» (Cost center missing). لترحيل الفاتورة، عيّن مركز تكلفة صالحًا في قسم الموظفين (Workers)، ثم أعد المزامنة.

للتحقّق في SAP، افتح فاتورة المورد وراجع حقل مركز التكلفة (Cost Center) في كل بند.

لخطوات الإعداد، راجع كيف تربط SAP S/4HANA Finance بريموت باس؟
للاطلاع على جميع البيانات المدعومة وخيارات الاتصال، راجع SAP S/4HANA: التكامل المالي والبيانات المدعومة.

ملاحظة تحريرية: يذكر النص الإنجليزي «إنشاء مورد» في الجدول، بينما يوضّح في موضعين أن فريق SAP هو من ينشئ سجلات الموردين وأن ريموت باس يربطها فقط. اعتمدتُ هذا التوضيح في الترجمة. كذلك يذكر النص «ثلاث قنوات» ثم يسرد خطوتين، لذا أبقيتُ الخطوتين كما وردتا وعرضتُ مراكز التكلفة في الجدول.