قبل البدء
يجب إعداد سياسة المصروفات (Expenses Policy) في ريموت باس قبل أن تتمكن من إعداد وكيل المصروفات.
يعتمد الوكيل على سياسة المصروفات الموجودة مسبقًا في حسابك، لذا يجب التأكد من إعدادها أولًا.
يأتي وكيل المصروفات أيضًا مزوّدًا بمجموعة من تعليمات ريموت باس الافتراضية (RemotePass Instructions)، التي يمكنك تفعيلها أو تعطيلها وتعديلها بحسب احتياجاتك.
خطوات إعداد وكيل المصروفات
1. انتقل إلى مركز وكلاء الذكاء الاصطناعي (Agent Hub) من قائمة التنقّل الرئيسية.
2. في بطاقة وكيل المصروفات (Expenses Agent)، اضغط على إعداد الوكيل (Set up agent).
3. في الحقل النصي، اكتب التعليمات التي ترغب في تطبيقها بلغة بسيطة وواضحة. على سبيل المثال:
«وافق على أي طلب مصروفات لاشتراك في البرمجيات كخدمة (SaaS) تقل قيمته عن 100 يورو، بشرط أن يكون مقدّم الطلب موظفًا بدوام كامل».
«وافق على أي طلب مصروفات تقل قيمته عن 50 دولارًا أمريكيًا، بشرط تقديمه خلال الشهر الحالي».
«ارفض أي طلب مصروفات تتجاوز قيمته 50 دولارًا أمريكيًا إذا لم يكن مرفقًا بإيصال».
«ضع علامة للمراجعة على أي طلب مصروفات لا يتضمن إيصالًا».
4. راجع منطق التعليمات قبل حفظها. تأكد من أن الوكيل يعتمد على سياسة المصروفات الصحيحة، وأن إجراء الموافقة أو الرفض يتوافق مع ما تريد تطبيقه. يمكنك إضافة شروط أخرى أو تعديل صياغة التعليمات قبل تأكيدها.
5. حدّد الإجراء الذي تريد أن يتخذه الوكيل عند استيفاء شروط التعليمات، سواء كان الموافقة (Approve) أو الرفض (Decline) أو وضع علامة للمراجعة (Flag).
6. اضغط على حفظ (Save) لحفظ التعليمات.
يمكنك أيضًا استخدام إحدى التعليمات المقترحة للبدء وتفعيل الوكيل ببضع نقرات فقط.
كيفية تطبيق التعليمات
تعمل تعليمات ريموت باس (RemotePass Instructions) بالتوازي، حيث تتحقّق كل مجموعة تعليمات بشكل مستقل من طلبات المصروفات، وترصد أي حالات غير اعتيادية لإحالتها إليك للمراجعة. ولا تتولّى هذه التعليمات الموافقة على الطلبات أو رفضها تلقائيًا.
أما التعليمات المخصّصة (Custom Instructions)، فتُطبّق معًا كمجموعة واحدة، وفقًا للأولويات التالية:
الرفض (Decline): إذا استوفت أي من التعليمات شروط الرفض، يُرفض طلب المصروفات.
وضع علامة للمراجعة (Flag): إذا لم تنطبق أي شروط للرفض، ولكن انطبقت شروط وضع علامة للمراجعة، يُحال الطلب للمراجعة.
الموافقة (Approve): لا تتم الموافقة على الطلب إلا إذا لم تنطبق عليه أي شروط للرفض أو وضع علامة للمراجعة.
باختصار: تكون الأولوية دائمًا للرفض، يليه وضع علامة للمراجعة، ثم الموافقة.
الشروط المتاحة (Available Conditions)
عند كتابة تعليماتك، يمكنك الاستناد إلى أي من الشروط التالية:
الدولة أو الكيان القانوني (Country / Entity): حصر تطبيق التعليمات في دول أو كيانات قانونية محددة.
العملة (Currency): تطبيق التعليمات على طلبات المصروفات بعملات محددة.
نوع العقد (Contract Type): حصر تطبيق التعليمات على فئات محددة، مثل الموظفين ضمن خدمة صاحب العمل المسجّل (EoR)، أو المتعاقدين، أو أنواع التوظيف الأخرى.
عمر الإيصال (Receipt Age): تحديد عدد الأيام التي مرّت منذ تاريخ إصدار الإيصال.
المبلغ كنسبة من قيمة الإيصال (Amount % of Receipt): مقارنة المبلغ المطلوب تعويضه بالقيمة المذكورة في الإيصال.
فئة المصروفات (Category): تطبيق التعليمات على فئات محددة من المصروفات.
عدد طلبات المصروفات الشهرية ضمن الفئة (Monthly Count in Category): تحديد عدد طلبات المصروفات الأخرى التي قدّمها المتعاقد ضمن الفئة نفسها، خلال فترة زمنية تختارها.