عند تفعيل وكيل المصروفات (Expenses Agent)، لن تحتاج إلى إعداد كل شيء من الصفر. إذ يوفّر ريموت باس مجموعة من عمليات التحقّق المدمجة مسبقًا، مع إمكانية إضافة تعليماتك الخاصة إليها.
يوضّح هذا الدليل الفرق بين النوعين وكيفية تعديل كل منهما.
تعليمات ريموت باس (RemotePass Instructions)
يتضمّن وكيل المصروفات 8 عمليات تحقّق مدمجة، تُفعّل تلقائيًا بمجرد تشغيل الوكيل. وتهدف إلى رصد أكثر الحالات شيوعًا التي تستدعي الانتباه عند مراجعة طلبات المصروفات:
عدم إرفاق إيصال (No Receipt Attached): تقديم طلب مصروفات دون إرفاق إيصال — مستوى الخطورة: مرتفع.
تكرار طلب المصروفات (Duplicate Expense): تطابق رقم الفاتورة والمبلغ والتاريخ مع طلب مصروفات تمت الموافقة عليه مسبقًا — مستوى الخطورة: مرتفع.
إيصال قديم (Stale Receipt): مرور أكثر من 31 يومًا على تاريخ إصدار الإيصال — مستوى الخطورة: مرتفع.
عدم تطابق المبلغ (Amount Mismatch): تجاوز المبلغ المطلوب تعويضه قيمة الإيصال بأكثر من 5%، بعد احتساب تحويل العملات — مستوى الخطورة: مرتفع.
تصنيف غير صحيح للمصروفات (Miscategorisation): عدم تطابق فئة المصروفات المحددة في الطلب مع الفئة المذكورة في الإيصال — مستوى الخطورة: متوسط.
إيصال من شهر سابق (Receipt from a Previous Month): إصدار الإيصال خلال آخر 31 يومًا، ما يعني أنه ليس قديمًا، لكنه يعود إلى شهر سابق وليس الشهر الحالي — مستوى الخطورة: متوسط.
مصروفات مرتبطة بعقد منتهي (Expense on a Terminated Contract): تقديم طلب مصروفات مرتبط بعقد تم إنهاؤه — مستوى الخطورة: متوسط. لا تتم الموافقة تلقائيًا على هذا النوع من الطلبات، بغض النظر عن أي تعليمات أخرى.
الحد الأقصى للموافقة التلقائية (Approval Ceiling): لا تتم الموافقة تلقائيًا على طلبات المصروفات التي تبلغ قيمتها 500 دولار أمريكي أو أكثر، مهما كانت التعليمات الأخرى المحددة.
يمكنك تعطيل أي من عمليات التحقّق هذه باستخدام زر التفعيل والتعطيل (Toggle)، أو الضغط على تعديل (Edit) لتغيير مستوى الخطورة أو الحدود المحددة، مثل فترة 31 يومًا أو نسبة 5% المذكورتين أعلاه.
عند تعطيل إحدى عمليات التحقّق، سيتوقف الوكيل عن رصد الحالات المرتبطة بها في الطلبات الجديدة، دون التأثير على القرارات التي اتُّخذت سابقًا.
التعليمات المخصّصة (Custom Instructions)
هي التعليمات التي تكتبها بنفسك بلغة بسيطة وواضحة من خلال شاشة إعداد الوكيل، مثل:
«وافق على أي طلب مصروفات لاشتراك في البرمجيات كخدمة (SaaS) تقل قيمته عن 100 يورو».
«ضع علامة للمراجعة على أي طلب مصروفات يبدو أنه مرتبط بالمشروبات الكحولية».
على عكس تعليمات ريموت باس، لا توجد تعليمات مخصّصة مُضافة مسبقًا، بل يمكنك إنشاؤها وفقًا لاحتياجات شركتك.
يمكنك تحديد الإجراء المطلوب عند استيفاء شروط التعليمات، سواء كان:
الموافقة (Approve) على الطلب.
الرفض (Decline).
وضع علامة للمراجعة (Flag)، مع تحديد مستوى الخطورة: مرتفع أو متوسط أو منخفض.
كما يمكنك تحديد شروط تعتمد على الدولة، أو فئة المصروفات، أو المبلغ، أو عمر الإيصال، أو نوع العقد، وغيرها من المعايير.
تعمل التعليمات المخصّصة إلى جانب تعليمات ريموت باس، وليس بدلًا منها. إذ يتحقّق الوكيل من كلا النوعين عند مراجعة كل طلب مصروفات، وقد يتم رصد حالات تستدعي المراجعة بناءً على أي منهما.
أين يمكنك الاطلاع على هذه التعليمات؟
في شاشة تعليمات وكيل المصروفات، يمكنك استخدام خيارات التصفية التالية لعرض التعليمات حسب نوعها:
الكل (All): عرض جميع تعليمات ريموت باس والتعليمات المخصّصة معًا.
ريموت باس (RemotePass): عرض عمليات التحقّق المدمجة مسبقًا فقط.
مخصّصة (Custom): عرض التعليمات التي أضفتها بنفسك فقط.
الخلاصة
تمثّل تعليمات ريموت باس طبقة حماية أساسية تبدأ بالعمل تلقائيًا عند تفعيل الوكيل، ويمكنك تعديلها أو تعطيلها بما يناسب احتياجاتك.
أما التعليمات المخصّصة، فتتيح لك تطبيق سياسات شركتك ومعاييرها الخاصة عند اتخاذ القرارات المتعلقة بالمصروفات.
ويعمل النوعان معًا لمراجعة كل طلب مصروفات وتحديد الحالات التي تتطلّب تدخّلك أو مراجعتك.