يتولّى وكيل المصروفات (Expenses Agent) مراجعة طلبات المصروفات تلقائيًا وفقًا للتعليمات التي تحدّدها. يوضّح هذا الدليل مهام الوكيل وآلية عمله.
ما هو وكيل المصروفات؟
يتحقّق وكيل المصروفات من الطلبات الجديدة وفقًا للتعليمات التي أعددتها، ويتولّى الموافقة عليها أو رفضها أو وضع علامة عليها للمراجعة تلقائيًا.
كل ما عليك فعله هو كتابة تعليماتك بلغة بسيطة وواضحة، وسيتولّى الوكيل مراجعة الطلبات نيابةً عنك.
تُعالج طلبات المصروفات التي تتطابق مع تعليماتك دون الحاجة إلى تدخّل يدوي، بينما تُحال إليك الطلبات التي لا تستوفي أيًا من الشروط المحددة، مع توضيح الأسباب والمعلومات ذات الصلة، لتتمكن من اتخاذ القرار المناسب.
كيف يعمل وكيل المصروفات؟
استلام الطلب: يقدّم أحد أعضاء الفريق طلب مصروفات جديدًا.
مراجعة التعليمات: يتحقّق الوكيل من التعليمات التي حدّدتها، بدءًا من أول تعليمات في القائمة وحتى آخرها.
اتخاذ الإجراء المناسب: إذا تطابق الطلب مع إحدى التعليمات، يتولّى الوكيل الموافقة عليه أو رفضه أو وضع علامة عليه للمراجعة، وفقًا للإجراء المحدد.
إحالة الطلبات غير المطابقة: إذا لم يتطابق الطلب مع أي من التعليمات، يُحال إليك لاتخاذ القرار، مع توضيح الأسباب التي استند إليها الوكيل.
توثيق القرارات: يُحتفظ بسجل دائم لجميع القرارات، سواء تمت الموافقة على الطلب أو رفضه أو إحالته للمراجعة، مع إمكانية الاطلاع في أي وقت على التعليمات التي أدّت إلى اتخاذ القرار.
ملاحظة مهمة: يحدّد ترتيب التعليمات أولويتها، إذ يطبّق الوكيل أول تعليمات تتطابق مع الطلب.
أمثلة على الاستخدام
الموافقة تلقائيًا على المصروفات منخفضة القيمة لاشتراكات البرمجيات
أضفتُ التعليمات التالية إلى وكيل المصروفات:
«وافق تلقائيًا على أي مصروف لاشتراك في البرمجيات كخدمة (SaaS) تقل قيمته عن 100 يورو، بشرط أن يكون مقدّم الطلب موظفًا بدوام كامل».
تولّى الوكيل الموافقة على جميع الطلبات المستوفية لهذه الشروط دون الحاجة إلى مراجعة يدوية.
وشمل ذلك تكاليف الأدوات البرمجية والتراخيص والاشتراكات المتكررة التي تقع ضمن الحد المالي المحدد.
أما مصروفات السفر والإقامة وأي طلب يتجاوز الحد المسموح به، فاستمرت إحالته إليّ للمراجعة.
ونتيجةً لذلك، انخفض عدد طلبات المصروفات التي أراجعها أسبوعيًا بشكل ملحوظ.
رصد طلبات المصروفات المقدّمة دون إيصالات
أضفتُ التعليمات التالية:
«ارفض أي طلب مصروفات تتجاوز قيمته 50 دولارًا أمريكيًا إذا لم يكن مرفقًا بإيصال».
تولّى الوكيل رصد هذه الطلبات ورفضها تلقائيًا، مع إضافة ملاحظة توضّح سبب الرفض.
وبذلك، لم أعد بحاجة إلى متابعة أعضاء الفريق لاحقًا لطلب المستندات الناقصة، وأصبحت طلبات المصروفات جاهزة للمراجعة النهائية قبل نهاية الشهر.
ما الشروط التي يمكنك تحديدها؟
عند كتابة تعليمات وكيل المصروفات، يمكنك الاستناد إلى أي من المعايير التالية:
الدولة أو الكيان القانوني (Country / Entity): حصر تطبيق التعليمات في دول أو كيانات قانونية محددة.
العملة (Currency): تطبيق التعليمات على طلبات المصروفات بعملات محددة.
نوع العقد (Contract Type): حصر تطبيق التعليمات على فئات محددة، مثل الموظفين ضمن خدمة صاحب العمل المسجّل (EoR)، أو المتعاقدين، أو أنواع التوظيف الأخرى.
عمر الإيصال (Receipt Age): عدد الأيام التي مرّت منذ تاريخ إصدار الإيصال.
المبلغ كنسبة من قيمة الإيصال (Amount % of Receipt): مقارنة المبلغ المطلوب تعويضه بقيمة المبلغ المذكور في الإيصال.
فئة المصروفات (Category): تطبيق التعليمات على فئات محددة من المصروفات.
عدد المصروفات الشهرية ضمن الفئة (Monthly Count in Category): تحديد عدد طلبات المصروفات الأخرى التي قدّمها المتعاقد ضمن الفئة نفسها، خلال فترة زمنية تختارها.