هذه الميزة متاحة حاليًا بنسختها التجريبية (Beta). هل ترغب في تجربتها قبل إطلاقها رسميًا؟ تواصل مع مدير نجاح العملاء المسؤول عن حسابك، وسيساعدك على تفعيلها والبدء باستخدامها.
تخضع الموافقة على سجلات ساعات العمل لإجراءات الموافقة المعتمدة، وهي الإجراءات نفسها المستخدمة للموافقة على المصروفات والأعمال المنجزة.
عند تعيين سياسة لتتبّع ساعات العمل لأحد الموظفين، سيتلقى الأشخاص المسؤولون عن الموافقة، وفقًا للإجراءات المحددة لهذا الموظف في صفحة تفاصيل العقد ← الإعدادات (Contract Details → Settings)، إشعارات ورسائل بريد إلكتروني عند تقديم سجلات ساعات العمل للمراجعة.
وكما هو الحال مع جميع الطلبات التي تتطلب إجراءً من جانب الشركة على منصة ريموت باس، ستظهر سجلات ساعات العمل المقدّمة ضمن قسم البنود بانتظار المراجعة (Items to Review)، حيث يمكنك مراجعتها واتخاذ القرار المناسب بشأنها.
تُجمع جميع سجلات ساعات العمل المقدّمة من الموظفين، بمختلف أنواع عقودهم، في صفحتين:
1. قسم تتبّع ساعات العمل (Time Tracking): يمكنك الوصول إليه من القائمة الرئيسية، حيث تظهر جميع سجلات ساعات العمل المقدّمة من الموظفين، مع عرض كل سجل بشكل منفصل وتجميع السجلات حسب الموظف.
2. قسم تتبّع ساعات العمل (Time Tracking) ضمن تفاصيل الموظف: يمكنك الاطلاع على جميع سجلات ساعات العمل التي قدّمها كل موظف من خلال قسم تتبّع ساعات العمل في صفحة تفاصيله ضمن قسم الأشخاص (People).
يمكن لجميع المستخدمين في حساب شركتك الاطلاع على سجلات ساعات العمل، ولكن تقتصر صلاحية الموافقة عليها أو رفضها على الأشخاص المحددين ضمن إجراءات الموافقة الافتراضية (Default Approval Flow).
ستتلقى إشعارًا عبر المنصة والبريد الإلكتروني وSlack (إذا كان مفعّلًا) عند تقديم أحد الموظفين سجلًا لساعات عمله. لمعرفة المزيد، يمكنك الاطلاع على دليل تلقي الإشعارات والموافقة على الطلبات عبر Slack.
تظهر السجلات المقدّمة في صفحة تتبّع ساعات العمل (Time Tracking) بحالة بانتظار الموافقة (Pending Approval).
مهم:
تتطلب جميع سجلات ساعات العمل الموافقة عليها، بغض النظر عن نوع الموظف أو ما إذا كانت الساعات المسجّلة مؤهلة للدفع.
يجب توضيح سبب الرفض عند رفض أي سجل لساعات العمل.
اضغط على عرض التفاصيل (View Details) بجانب أي سجل للاطلاع على التفاصيل الكاملة لجلسة العمل.
عند رفض أحد السجلات، يُعاد إلى الموظف لإجراء التعديلات اللازمة وإعادة تقديمه للموافقة. ويمكنك متابعة جميع التعديلات والمراسلات المتبادلة ضمن قسم تفاصيل جلسة العمل (Session Breakdown).
مثال توضيحي لتفاصيل جلسة العمل (Session Breakdown)
موظفو صاحب العمل المسجّل (EOR) والموظفون المباشرون
جدول العمل: من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً، بإجمالي 8 ساعات عمل اعتيادية يوميًا.
ساعات العمل الإضافية اليومية (Daily Overtime)
جدول العمل: من 9 صباحًا حتى 5 مساءً (8 ساعات يوميًا).
الحد الأدنى لبدء احتساب ساعات العمل الإضافية: ساعتان.
الحد الأقصى لساعات العمل الإضافية: ساعتان.
الساعات المقدّمة: سجّل الموظف 5 ساعات عمل خارج ساعات العمل الاعتيادية.
النتيجة:
ساعتان: ضمن الحد الأدنى المطلوب، ولا تُحتسبان ضمن الساعات المستحقة للدفع.
ساعتان: ساعات عمل إضافية معتمدة ومؤهلة للدفع.
ساعة واحدة: تتجاوز الحد الأقصى المسموح به، ولا تُحتسب ضمن الساعات المستحقة للدفع.
ساعات العمل الإضافية الأسبوعية (Weekly Overtime)
جدول العمل: من 9 صباحًا حتى 5 مساءً (8 ساعات يوميًا).
الحد الأدنى لبدء احتساب ساعات العمل الإضافية: 5 ساعات أسبوعيًا.
الحد الأقصى لساعات العمل الإضافية: ساعتان.
الساعات المقدّمة: سجّل الموظف 3 ساعات يوم الاثنين، وساعتين يوم الثلاثاء، و3 ساعات يوم الجمعة، بإجمالي 8 ساعات عمل إضافية.
النتيجة:
5 ساعات: ضمن الحد الأدنى المطلوب، ولا تُحتسب ضمن الساعات المستحقة للدفع.
ساعتان: ساعات عمل إضافية معتمدة ومؤهلة للدفع.
ساعة واحدة: تتجاوز الحد الأقصى المسموح به، ولا تُحتسب ضمن الساعات المستحقة للدفع.
تُراجع سجلات ساعات العمل المقدّمة وتُعتمد من قِبلك أو من قِبل أعضاء فريقك المخوّلين بالموافقة، وفقًا للقواعد المحددة في سياسة تتبّع ساعات العمل وتفاصيل عقد الموظف.
وإذا كانت ساعات العمل المسجّلة مستحقة للدفع، فستحوّلها ريموت باس تلقائيًا إلى مستحقات مالية بعد موافقتك عليها.