تخط وانتقل إلى المحتوى الرئيسي

ما الفرق بين سياسة الإجازات الافتراضية وسياسات الإجازات الأخرى؟

تعرّف على أنواع سياسات الإجازات المختلفة وكيفية عملها.

عند إنشاء عقد جديد، تُطبّق تلقائيًا إعدادات سياسة الإجازات الافتراضية (Default Time Off).

تتيح لك هذه السياسة تتبّع إجازات الموظفين، ومراجعة طلباتهم والموافقة عليها أو رفضها، وتحديد ما إذا كانت الإجازة مدفوعة الأجر أو غير مدفوعة الأجر.

ملاحظة: تعمل سياسة الإجازات الافتراضية بنظام الإجازات غير المستحقة بالتراكم (Non-Accrual)، أي أن أيام الإجازة لا تتراكم تلقائيًا بمرور الوقت.

كيف تعمل سياسات الإجازات؟

تتيح لك سياسات الإجازات (Time Off Policies) تحديد أنواع مختلفة من الإجازات، مثل الإجازات المدفوعة الأجر، والإجازات المرضية، وإجازات الوفاة، والإجازات الدينية وغيرها، مع إمكانية متابعة الإجازات التي استخدمها كل موظف.

تنقسم سياسات الإجازات إلى نوعين رئيسيين:

سياسات الإجازات المستحقة بالتراكم (Accrual Time Off Policy)

تتيح لك هذه السياسات تتبّع أرصدة الإجازات ومراجعتها واحتساب الأيام المستحقة تلقائيًا بمرور الوقت، مما يجعلها مناسبة لإدارة الإجازات السنوية والإجازات المدفوعة الأجر (PTO).

يمكنك تخصيص إعدادات السياسة، بما في ذلك:

  • بدء استحقاق الإجازات: تحديد موعد بدء تراكم أيام الإجازة.

  • وتيرة الاستحقاق: تحديد عدد مرات إضافة أيام الإجازة إلى رصيد الموظف.

  • قواعد ترحيل الإجازات: تحديد إمكانية ترحيل الأيام غير المستخدمة إلى السنة التالية.

  • قواعد طلب الإجازات: تحديد الحد الأدنى والأقصى لمدة الإجازة، والسماح بطلب إجازة نصف يوم، وفترات الانتظار المطلوبة للموظفين الجدد قبل التقدّم بطلب إجازة.

سياسات الإجازات غير المستحقة بالتراكم (Non-Accrual Time Off Policy)

تتيح لك هذه السياسات تتبّع طلبات الإجازات ومراجعتها بسهولة، دون الحاجة إلى احتساب رصيد إجازات يتراكم بمرور الوقت.

وهي مناسبة لإدارة أنواع الإجازات التي لا تعتمد على نظام الاستحقاق التراكمي، مثل الإجازات المرضية، وإجازات الوالدية، وإجازات الوفاة.

ملاحظة مهمة: لا يمكن تعيين سياسات الإجازات للمتعاقدين بنظام الدفع حسب مراحل الإنجاز (Milestone Contractors).

كيفية إنشاء سياسة إجازات مخصّصة

لإنشاء سياسة إجازات مستحقة بالتراكم (Accrual Time Off Policy)، اتبع الخطوات التالية:

  1. انتقل إلى إعدادات الشركة (Company Settings)، ثم اختر سياسات الإجازات (Time Off Policies).

  2. اضغط على إضافة جديد (Add New)، ثم أدخل اسمًا للسياسة الجديدة، مثل «سياسة الإجازات المدفوعة في الإمارات (PTO UAE)».

  3. اختر نوع الإجازة (Vacation)، وحدّد عدد أيام الإجازة السنوية التي يستحقها الموظف، ثم اختر أيام العمل الأسبوعية.

  4. يمكنك تخصيص أيام إجازة إضافية بناءً على مدة خدمة الموظف، إذا لزم الأمر.

  5. حدّد إعدادات تراكم أيام الإجازة (Accruals) وترحيل الإجازات (Carryover).

  6. اضبط قواعد تقديم طلبات الإجازة، ثم اضغط على حفظ (Save) لإنشاء السياسة.

لإنشاء سياسة إجازات غير مستحقة بالتراكم (Non-Accrual Time Off Policy)، اتبع الخطوات التالية:

  1. انتقل إلى إعدادات الشركة (Company Settings)، ثم اختر سياسات الإجازات (Time Off Policies).

  2. اضغط على إضافة جديد (Add New)، ثم أدخل اسمًا للسياسة الجديدة، مثل «الإجازة المرضية (Sick Leave)».

  3. اختر أحد أنواع الإجازات غير المستحقة بالتراكم (Non-Accrual)، ثم اضغط على متابعة (Continue).

  4. حدّد ما إذا كان عدد أيام الإجازة السنوية محدودًا أو غير محدود.

  5. اضبط قواعد تقديم طلبات الإجازة، ثم اضغط على حفظ (Save) لإنشاء السياسة.

ملاحظة: يمكن إعداد سياسة الإجازات الافتراضية (Default Time Off) بعدد غير محدود من أيام الإجازة السنوية فقط.

كيفية تعيين سياسة إجازات للموظفين

يمكنك تعيين سياسة إجازات للموظف بطريقتين:

الطريقة الأولى: من إعدادات سياسة الإجازات

  1. انتقل إلى إعدادات الشركة (Company Settings)، ثم اختر سياسات الإجازات (Time Off Policies).

  2. اضغط على إدارة الموظفين (Manage Workers)، ثم ابحث عن الموظفين الذين ترغب في تعيين السياسة لهم وأضفهم.

  3. إذا كانت السياسة من نوع الإجازات المستحقة بالتراكم (Accrual Policy)، فحدّد تاريخ بدء استحقاق الإجازات (Accrual Start Date).

  4. اضغط على حفظ (Save) لتأكيد تعيين السياسة للموظفين.

الطريقة الثانية: من إعدادات إجازات الموظف

  1. افتح عقد الموظف، ثم انتقل إلى قسم الإجازات (Time Off).

  2. اضغط على تعيين سياسة (Assign Policy)، ثم اختر سياسة الإجازات المطلوبة.

  3. إذا كانت السياسة من نوع الإجازات المستحقة بالتراكم (Accrual Policy)، فحدّد تاريخ بدء استحقاق الإجازات (Accrual Start Date). ستظهر لك معاينة توضح عدد أيام الإجازة التي سيستحقها الموظف خلال كل فترة، بدءًا من التاريخ المحدّد.

  4. اضغط على حفظ (Save) لتأكيد تعيين السياسة.

ملاحظة: يمكن تعيين سياسة إجازات واحدة فقط لكل موظف ضمن كل نوع من أنواع الإجازات، مثل الإجازة السنوية (Vacation).

ويُستثنى من ذلك نوع إجازات أخرى (Other)، إذ يمكن تعيين أكثر من سياسة إجازات للموظف ضمن هذا النوع.

هل يمكن العودة إلى سياسة الإجازات الافتراضية بعد تعيين سياسة مخصّصة للموظف؟

نعم، يمكنك إدارة سياسات الإجازات بحرية والعودة إلى السياسة السابقة في أي وقت. ولإعادة تعيين سياسة الإجازات الافتراضية (Default Time Off)، اتبع الخطوات التالية:

  1. افتح عقد الموظف، ثم انتقل إلى قسم الإجازات (Time Off).

  2. اضغط على أيقونة النقاط الثلاث، ثم اختر تغيير السياسة (Change Policy).

  3. من اللوحة الجانبية، اختر سياسة الإجازات الافتراضية (Default Time Off).

  4. اضغط على حفظ (Save) لتأكيد التغيير.

ملاحظة: لن يؤثر تغيير سياسة الإجازات أو إلغاء تعيينها على أيام الإجازة التي استخدمها الموظف سابقًا.

كيفية إلغاء تعيين سياسة إجازات

  1. افتح عقد الموظف، ثم انتقل إلى قسم الإجازات (Time Off).

  2. اضغط على أيقونة النقاط الثلاث، ثم اختر إلغاء التعيين (Unassign).

  3. من اللوحة الجانبية، اختر سياسة الإجازات الجديدة التي ترغب في تعيينها للموظف.

ملاحظات مهمة:

  • سياسة الإجازات الافتراضية (Default Policy): لا يمكن إلغاء تعيينها، وإنما يمكن استبدالها فقط بسياسة إجازات مستحقة بالتراكم (Accrued Policy).

  • سياسات الإجازات المستحقة بالتراكم (Accrued Policies): لا يمكن إلغاء تعيينها مباشرةً، وإنما يمكن استبدالها بسياسة أخرى مستحقة بالتراكم أو بسياسة الإجازات الافتراضية.

  • الإجازات السابقة: لن يؤثر تغيير سياسة الإجازات أو إلغاء تعيينها على أيام الإجازة التي استخدمها الموظف سابقًا.

كيفية تغيير سياسة الإجازات

  1. افتح عقد الموظف، ثم انتقل إلى قسم الإجازات (Time Off).

  2. اضغط على أيقونة النقاط الثلاث، ثم اختر تغيير السياسة (Change Policy).

  3. من اللوحة الجانبية، اختر سياسة الإجازات الجديدة التي ترغب في تعيينها للموظف.

ملاحظة: لن يؤثر تغيير سياسة الإجازات أو إلغاء تعيينها على أيام الإجازة التي استخدمها الموظف سابقًا.

كيفية إضافة أيام إلى رصيد إجازات الموظف أو خصمها منه

  1. افتح عقد الموظف، ثم انتقل إلى قسم الإجازات (Time Off).

  2. اضغط على أيقونة النقاط الثلاث، ثم اختر تعديل رصيد الإجازات (Adjust Time).

  3. أدخل التعديلات المطلوبة، سواء بإضافة أيام إلى رصيد الإجازات أو خصمها منه.

  4. اضغط على حفظ (Save) لتأكيد التعديلات.

كيفية عرض تقارير إجازات فريق العمل

توفّر صفحة التقارير (Reports) تحليلات شاملة حول استخدام الإجازات وطلبات الإجازة بحسب حالتها، مع إمكانية استعراض البيانات لمجموعات مختلفة من الموظفين.

للحصول على تقارير أكثر تفصيلًا حول الإجازات المستخدمة بحسب حالة الطلب أو أرصدة الإجازات المستحقة بالتراكم خلال فترة محدّدة، اتبع الخطوات التالية:

  1. انتقل إلى قسم التقارير (Reports).

  2. اضغط على إنشاء تقرير (Generate Report).

  3. اختر نوع التقرير المطلوب:

    • تقرير الإجازات (Time Off): للاطلاع على تفاصيل الإجازات وطلباتها بحسب الحالة.

    • تقرير رصيد الإجازات (Time Off Balance): للاطلاع على أرصدة الإجازات المستحقة بالتراكم.

  4. استعرض معاينة التقرير (Preview)، ثم اضغط على تنزيل (Download) لحفظه بالتنسيق الذي يناسبك.

ماذا يحدث لرصيد الإجازات المستحقة بالتراكم عند تطبيق سياسة استحقاق جديدة؟

عند تعيين سياسة جديدة للإجازات المستحقة بالتراكم، سيُطلب منك تحديد تاريخ بدء استحقاق الإجازات (Accrual Start Date).

بناءً على التاريخ الذي تختاره، ستظهر لك معاينة توضح رصيد الإجازات الذي سيُحتسب وفقًا للسياسة الجديدة، لتتمكن من مراجعته قبل تأكيد التغيير.

أما أيام الإجازة التي استحقها الموظف قبل التاريخ المحدّد، فستبقى دون تغيير.

مثال توضيحي

  • انضمت سارة إلى الشركة في 1 يناير 2024، وكانت تخضع في البداية لسياسة إجازات تمنحها 20 يومًا سنويًا، تُحتسب على أساس شهري.

  • بحلول 1 يوليو 2024، أصبح رصيد إجازاتها المستحقة بالتراكم 10 أيام.

السيناريو الأول: تطبيق السياسة الجديدة بأثر رجعي

إذا عيّن مسؤول الموارد البشرية سياسة جديدة تمنح سارة 30 يوم إجازة سنويًا، تُحتسب على أساس شهري، وحدّد 1 يناير 2024 تاريخًا لبدء الاستحقاق:

  • سيُعاد احتساب رصيد إجازاتها وفقًا للسياسة الجديدة، ليصبح 15 يومًا مستحقًا بحلول 1 يوليو 2024.

  • ستواصل سارة استحقاق أيام إجازة إضافية شهريًا وفقًا لإعدادات السياسة الجديدة.

السيناريو الثاني: تطبيق السياسة الجديدة اعتبارًا من تاريخ محدّد

إذا عيّن مسؤول الموارد البشرية سياسة جديدة تمنح سارة 30 يوم إجازة سنويًا، تُحتسب على أساس شهري، وحدّد 1 يوليو 2024 تاريخًا لبدء الاستحقاق:

  • ستحتفظ سارة برصيد الإجازات الذي استحقته بموجب السياسة السابقة، والبالغ 10 أيام.

  • سيبدأ احتساب أيام الإجازة الإضافية وفقًا لإعدادات السياسة الجديدة اعتبارًا من 1 يوليو 2024.

الأسئلة الشائعة (FAQs)

كيف تُعيَّن سياسات الإجازات للعقود الجديدة؟

تُعيَّن سياسة الإجازات الافتراضية (Default Time Off) تلقائيًا لجميع العقود الجديدة، مما يتيح لك تتبّع طلبات الإجازات ومراجعتها والموافقة عليها أو رفضها.

متى تُضاف أيام الإجازة السنوية إلى رصيد الموظف: في بداية دورة الاستحقاق أم نهايتها؟

تُضاف أيام الإجازة إلى رصيد الموظف في نهاية دورة الاستحقاق، باستثناء السياسات التي تعتمد الاستحقاق السنوي (Yearly)، إذ تُضاف أيام الإجازة في بداية فترة الاستحقاق السنوية للموظف.

مثال:

إذا كانت سياسة الإجازات تعتمد السنة التقويمية وتمنح الموظف 22 يوم إجازة سنويًا، فسيُضاف رصيد الأيام الـ22 كاملًا في بداية السنة التقويمية.

أما خلال السنة الأولى من عمل الموظف، فيُحتسب رصيد الإجازات المستحق بما يتناسب مع تاريخ بدء العمل.

هل يمكن منح الموظفين أيام إجازة إضافية بناءً على سنوات خدمتهم؟

نعم، يمكنك إضافة قواعد مرتبطة بمدة الخدمة (Tenure Rules) عند إعداد تفاصيل سياسة الإجازات السنوية (Vacation).

تتيح لك هذه القواعد منح الموظفين أيام إجازة سنوية إضافية بناءً على عدد سنوات خدمتهم في الشركة.

متى تُرحّل أيام الإجازة إلى الفترة التالية؟

يمكن ترحيل أيام الإجازة غير المستخدمة وفقًا لأحد الخيارين التاليين:

  • في اليوم الأول من السنة التقويمية: مثل 1 يناير من كل عام.

  • بعد مرور 12 شهرًا من تاريخ بدء استحقاق الإجازات: على سبيل المثال، إذا بدأ الاستحقاق في 12 أغسطس 2024، فسيتم ترحيل الأيام المتبقية في 11 أغسطس 2025.

يمكنك تخصيص موعد ترحيل الإجازات لكل سياسة وفقًا لاحتياجات شركتك.

كيف يمكنني التأكد من استخدام أيام الإجازة المرحّلة أولًا؟

تخصم ريموت باس تلقائيًا أيام الإجازة المرحّلة من الفترة السابقة أولًا، قبل الخصم من رصيد الإجازات المستحقة حديثًا.

كيف يؤثر تعديل سياسة الإجازات السنوية على رصيد الموظف؟

عند تعديل سياسة الإجازات السنوية، مثل تغيير الحد الأقصى لعدد أيام الإجازة السنوية، أو قواعد الاستحقاق التراكمي، أو إعدادات ترحيل الإجازات، يمكنك تحديد كيفية تطبيق التغييرات على أرصدة الموظفين.

يتوفر خياران:

  • تطبيق التغييرات على الأرصدة المستقبلية فقط: تسري الإعدادات الجديدة على أيام الإجازة التي سيستحقها الموظفون لاحقًا، دون التأثير على أرصدتهم السابقة.

  • تطبيق التغييرات بأثر رجعي على الأرصدة السابقة والمستقبلية: يُعاد احتساب أرصدة الإجازات وفقًا للإعدادات الجديدة، بدءًا من تاريخ بدء استحقاق الإجازات لكل موظف.

يُعد خيار التطبيق بأثر رجعي مفيدًا عندما تحتاج إلى تحديث أرصدة جميع الموظفين المعيّنين للسياسة، لضمان احتسابها وفقًا للقواعد الجديدة.

هل أجاب هذا عن سؤالك؟

المقالات ذات الصلة