مزامنة بيانات الموظفين بين HiBob وريموت باس
يتيح لك تكامل مزامنة بيانات الموظفين (Worker Sync) بين HiBob وريموت باس نقل بيانات الموظفين وإنشاء العقود والحفاظ على دقة سجلاتهم بسهولة، دون الحاجة إلى إدخال البيانات مرتين.
ومن خلال مزامنة بيانات الموظفين، يمكنك ضمان الامتثال لمتطلبات الرواتب، وتسهيل إجراءات انضمام الموظفين، والحفاظ على تحديث سجلاتهم باستمرار عبر المنصتين.
تحكّم كامل في عملية المزامنة
تمنحك ميزة مزامنة بيانات الموظفين (Worker Sync) القدرة على تحديد الموظفين الذين تُنقل بياناتهم إلى ريموت باس، وكيفية إدارة سجلاتهم:
يُستخدم حقل مخصص في HiBob ضمن قسم أهلية العمل (Work Eligibility)، باسم Remotepass Employment Type، لتحديد الموظفين المشمولين بالمزامنة.
تحدّد قيمة هذا الحقل (EOR أو DE أو Contractor) كيفية التعامل مع الموظفين عند إنشاء عقودهم في ريموت باس.
يمكنك تفعيل تعديلات العقود (Amendments) بحسب نوع العقد، بحيث تُطبّق التحديثات تلقائيًا عند تغيير البيانات في HiBob على أنواع العقود التي تحددها فقط.
يقتصر إعداد التكامل وإدارته على مسؤولي النظام في كلٍّ من HiBob وريموت باس.
كيف تعمل مزامنة بيانات الموظفين؟
الموظفون الذين تم نقل بياناتهم (Imported Workers)
بعد مزامنة HiBob، يظهر جميع الموظفين الذين تم نقل بياناتهم بنجاح ضمن قائمة الموظفين الذين تم نقل بياناتهم (Imported Workers).
يتم تجميع الموظفين مع عرض توزيعهم بحسب نوع العقد، لتسهيل مراجعتهم.
يمكنك بدء إنشاء العقود لكل موظف على حدة أو لعدة موظفين دفعة واحدة، باستخدام البيانات المعبّأة مسبقًا من HiBob.
تعرض هذه القائمة الموظفين الذين لم تُنشأ لهم عقود في ريموت باس بعد.
تتطلب عقود صاحب العمل المسجّل (EOR) تحديد تاريخ توظيف مستقبلي في HiBob حتى يتم نقل بيانات الموظف. وبدلًا من ذلك، يمكنك تحديث تاريخ بدء العقد أو ربطه بحقل تاريخ مخصص في HiBob.
إنشاء العقود (Contract Creation)
يمكنك إنشاء عقد جديد ببضع نقرات فقط.
يعبّئ ريموت باس حقول العقد تلقائيًا باستخدام البيانات الواردة من HiBob.
إذا كانت بعض البيانات غير متوفرة في HiBob، يرشدك ريموت باس إلى استكمالها بسرعة لضمان إنشاء عقود صحيحة ومتوافقة مع المتطلبات القانونية والتنظيمية.
تعديلات العقود (Amendments)
يتم إنشاء تعديلات العقود يوميًا إذا كنت قد فعّلت هذه الميزة لنوع العقد المعني.
عند مراجعة أي تعديل، ستظهر لك القيم السابقة والجديدة جنبًا إلى جنب لتسهيل المقارنة.
وتختلف آلية تطبيق التعديلات بحسب نوع الموظف:
المتعاقدون (Contractors): تتطلب تعديلات العقود توقيع الطرفين.
موظفو صاحب العمل المسجّل (EOR): يراجع ريموت باس تعديلات العقود قبل تطبيقها.
الموظفون المباشرون (Direct Employees - DE): تُطبّق التحديثات مباشرةً على العقد باعتبارها تعديلات على البيانات، دون الحاجة إلى المرور بإجراءات تعديل العقود (Amendment Flow).
الحقول التي يمكن تعديلها أو تحديثها
المتعاقدون (Contractors)
المسمى الوظيفي (Role)
نطاق العمل (Scope of Work)
قيمة الراتب (Salary Amount)
عملة الراتب (Salary Currency)
دورية المدفوعات (Frequency of Payments)
فترة الإشعار (Notice Period)
الموظفون المباشرون (Direct Employees - DE)
القسم (Department)
رئيس القسم (Head of Department)
مدة التوظيف (Employment Term)
المستوى الوظيفي (Seniority)
المسمى الوظيفي (Job Title)
الرقم الوظيفي (Employee ID)
رقم التأشيرة (Visa Number)
معرّف الموظف في نظام DEWS (DEWS Employee ID)
المساهمة (Contribution)
تاريخ بدء العمل (Start Date)، إذا لم يبدأ الموظف العمل بعد
شهر الدفعة الأولى (First Payment Month)، إذا لم تُصرف أي دفعة بعد
الراتب الأساسي (Base Salary)
فترة التجربة (Probation Period)
فترة الإشعار (Notice Period)
عقود صاحب العمل المسجّل (EOR Contracts)
المسمى الوظيفي (Role)
نطاق العمل (Scope of Work)
الراتب (Salary)
الجنسية (Nationality)، إذا لم يبدأ العقد بالسريان بعد
التعامل مع التعديلات المتعارضة (Conflict Handling)
إذا كان هناك تعديل يدوي جارٍ على أحد العقود في ريموت باس، فستظل التعديلات الجديدة الواردة من HiBob في حالة بانتظار المعالجة (Awaiting) إلى حين الانتهاء من التعديل اليدوي.
يتم دمج تعديلات HiBob المعلّقة في تعديل واحد. وإذا تغيّرت قيمة الحقل نفسه أكثر من مرة، تُعتمد أحدث قيمة بدلًا من السابقة.
عند دمج عدة تعديلات، يُرسل إشعار واحد فقط إلى الموظف.
إذا تم توقيع تعديل بالفعل، فسيؤدي أي تغيير جديد في HiBob إلى إنشاء طلب تعديل جديد بعد اكتمال التعديل الأول.
أفضل الممارسات: يُفضّل إجراء جميع التغييرات المطلوبة في HiBob دفعة واحدة قبل المزامنة، لتجنّب التعديلات المتكررة ذهابًا وإيابًا بين النظامين.
التعامل مع الأخطاء (Error Handling)
تظهر الأخطاء ضمن قسم الأخطاء (Error) في وحدة مزامنة بيانات الموظفين (Worker Sync).
ويتضمن كل خطأ شرحًا للمشكلة ورابطًا مباشرًا إلى ملف الموظف المعني في HiBob، مما يسهّل تحديد سبب الخطأ ومعالجته.
تعطيل الوحدة (Disabling the Module)
يمكنك إيقاف مزامنة بيانات الموظفين مؤقتًا في أي وقت بالضغط على تعطيل الوحدة (Disable Module).
ستتوقف جميع عمليات المزامنة فورًا، إلى أن تعيد تفعيل الوحدة.
وتيرة المزامنة (Sync Frequency)
نقل بيانات الموظفين (Worker Imports): يوميًا أو عند الطلب.
تعديلات العقود (Amendments): يوميًا.
استراتيجية إدارة البيانات وتعيينات الحقول (Data & Field Strategy)
لا يتطلب إنشاء العقد سوى حقلين أساسيين: الاسم والبريد الإلكتروني.
يجلب ريموت باس تلقائيًا جميع البيانات الأخرى المتوفرة في HiBob، بشرط أن تكون الحقول ذات الصلة معبّأة.
يمكنك استكمال الحقول الناقصة مباشرةً في ريموت باس أثناء إنشاء العقد.
كلما كانت بيانات الموظفين في HiBob أكثر اكتمالًا، قلّت الحاجة إلى إدخال المعلومات يدويًا.
إذا كنت ترغب في أتمتة العملية بالكامل، يمكنك إنشاء حقول مخصصة في HiBob وربطها بالحقول المقابلة في ريموت باس.
المصدر الأساسي للبيانات (Source of Truth): بمجرد توفير قيمة لأي حقل من HiBob، فإنها تحل محل أي بيانات أُدخلت يدويًا في الحقل نفسه داخل ريموت باس.
القيود (Limitations)
لا يمكن تعطيل تعديلات العقود لموظفين محددين بشكل فردي، إذ يمكن التحكم بهذه الميزة على مستوى نوع العقد فقط.
الأسئلة الشائعة
لا أستطيع رؤية الموظفين في ريموت باس، ماذا أفعل؟
تأكد من إنشاء الحقل المخصص Remotepass Employment Type في HiBob وإعداده بالشكل الصحيح.
وتحقق أيضًا من تحديد قيمة هذا الحقل في ملف الموظف، ضمن الوظيفة (Job) ← قسم الوظيفة (Job Section)، بحيث تكون إحدى القيم التالية: Contractor أو DE أو EOR.
ما الحقول المطلوبة لإنشاء العقد؟
يُعدّ الاسم والبريد الإلكتروني الحقلين الإلزاميين الوحيدين. أما بقية الحقول فهي اختيارية، ويتم جلب بياناتها تلقائيًا من HiBob عند توفرها.
ماذا يحدث في حال وجود خطأ؟
تظهر الأخطاء ضمن قسم الأخطاء (Error) في وحدة مزامنة بيانات الموظفين (Worker Sync)، مع تفاصيل توضح سبب المشكلة ورابط إلى ملف الموظف في HiBob لتسهيل معالجتها.
هل يمكنني إيقاف مزامنة بيانات الموظفين مؤقتًا؟
نعم. يمكنك إيقاف مزامنة بيانات الموظفين في أي وقت من خلال الضغط على تعطيل الوحدة (Disable Module).