نظرة عامة
توضّح هذه المقالة كيف تُزامن ريموت باس بيانات الرواتب تلقائيًا مع Zoho Books، بحسب نوع العملية وتصنيف الموظف.
كيف تُزامن ريموت باس بيانات الرواتب مع Zoho Books؟
تنقل ريموت باس بيانات الرواتب تلقائيًا إلى نظامك المحاسبي من خلال عمليتين أساسيتين:
1. مزامنة الموظفين (إنشاء المورّدين)
عند إضافة موظف جديد في ريموت باس، يُنشأ له سجل مورّد مقابل في Zoho Books. وإذا كان هناك مورّد مطابق مسجّل مسبقًا، يمكنك ربط الموظف به بدلًا من إنشاء سجل جديد.
خيار المزامنة التلقائية: عند تفعيله، يُنشأ سجل المورّد أو يُربط الموظف بمورّد موجود تلقائيًا بمجرد إضافة الموظف.
2. مزامنة الفواتير (فواتير المورّدين)
تنطبق على جميع مدفوعات المتعاقدين ورواتب موظفي خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR).
تُنشأ فواتير لكل دفعة، ثم تُسجّل فواتير مورّدين مقابلة لها في Zoho Books ضمن سجل كل مورّد، مع ربط كل بند بحساب دفتر الأستاذ العام (GL) الذي اخترته.
نوع المزامنة | أنواع الموظفين المشمولة | النتيجة المحاسبية |
مزامنة المورّدين | المتعاقدون وموظفو خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) | إنشاء سجل مورّد جديد في Zoho Books أو الربط بمورّد موجود |
مزامنة الفواتير | المتعاقدون وموظفو خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) | إدراج فواتير الرواتب ضمن فواتير المورّدين (Bills) |
توفّر ريموت باس خيارات مستقلة للمزامنة التلقائية، بحيث يمكنك تفعيل كل نوع من أنواع المزامنة أو تعطيله في أي وقت.
ملخّص: أنواع الموظفين وكيفية تسجيلها محاسبيًا
نوع الموظف أو الرسوم | المورّد | الفواتير ضمن فواتير المورّدين (Bills) |
المتعاقدون (بعقود ثابتة، أو قائمة على مراحل، أو بنظام الدفع حسب الاستخدام) | مورّد مستقل لكل موظف | ✅ |
موظفو خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) | RemotePassEOR* | ✅ |
رسوم منصة ريموت باس ورسوم المعاملات | RemotePass | ✅ |
* يُربط جميع موظفي خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) بمورّد واحد باسم RemotePassEOR. ومع كل دفعة مكتملة، تُنشأ فاتورة واحدة تتضمّن بنود جميع هؤلاء الموظفين.
كيف يعمل ربط حسابات دفتر الأستاذ العام (GL)؟
يُصنَّف كل بند في الفاتورة ضمن إحدى فئات المدفوعات الافتراضية في ريموت باس، ويجب ربط كل فئة بحساب في دفتر الأستاذ العام ضمن نظامك المحاسبي. تشمل فئات المدفوعات في ريموت باس ما يلي:
مدفوعات الرواتب
التعديلات: المكافآت، والعمولات، وضريبة القيمة المضافة، وغيرها.
النفقات: تذاكر الطيران، واستئجار السيارات، والفعاليات، والترفيه، والوقود، والمواصلات، والإنترنت، والإقامة، والوجبات، ومواقف السيارات، والهاتف، والخدمات، والمستلزمات، وسيارات الأجرة، وغيرها.
الرسوم الأخرى: رسوم المعاملات، ورسوم الخدمة، ورسوم السحب.
1. الربط العام لحسابات دفتر الأستاذ العام
أثناء الإعداد، يجب ربط فئات المدفوعات بحسابات دفتر الأستاذ العام على مستوى الشركة. ويكون هذا الإعداد:
إلزاميًا لتفعيل مزامنة الفواتير.
مطبّقًا افتراضيًا على جميع الموظفين.
قابلًا للتعديل في أي وقت، على أن تسري التعديلات على الفواتير المستقبلية فقط.
2. تخصيص الربط لكل موظف
تتيح لك ريموت باس، اختياريًا، تخصيص الربط لموظفين محدّدين بدلًا من استخدام الربط العام.
انتقل إلى شاشة ربط الموظفين، ثم انقر على تخصيص (Customize).
حدّد حسابات دفتر الأستاذ العام التي تريد استخدامها لأيٍّ من فئات نفقات الموظف أو لجميعها، ثم احفظ التغييرات.
عند تفعيل الربط المخصّص لموظف، لن يُطبَّق الربط العام على فواتيره.
وبما أن جميع موظفي خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) مُدرجون ضمن مورّد واحد باسم RemotePassEOR، فإن تخصيص حسابات دفتر الأستاذ العام سيُطبَّق عليهم جميعًا بالطريقة نفسها.
كيف تُزامن ريموت باس الفواتير؟
تُنشئ ريموت باس فواتير للمتعاقدين بعقود ثابتة، أو قائمة على مراحل، أو بنظام الدفع حسب الاستخدام، ولموظفي خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR)، بعد كل عملية صرف رواتب.
بمجرد أن تتغيّر حالة الدفعة إلى مدفوعة (PAID):
تُدرج هذه الفواتير تلقائيًا في حسابك على Zoho Books ضمن فواتير المورّدين (Bills).
تُسجّل بحالة بانتظار الدفع (Awaiting Payment).
يُربط كل بند بحساب محدّد في دفتر الأستاذ العام وفقًا لإعداداتك.
مثال: الفواتير التي تمت مزامنتها
تُنشأ الفواتير التالية بناءً على كشف المعاملة الموضّح أدناه.
(انقر للتوسيع)
نموذج كشف معاملة BT123456
نموذج كشف معاملة BT123456
وصف البند | المبلغ |
المتعاقد A - راتب يونيو | €5,000 |
المتعاقد A - راتب يوليو | €5,000 |
المتعاقد A - رسوم السحب | €18 |
المتعاقد A - النفقات | €43 |
المتعاقد A - مبلغ إضافي | €250 |
راتب المتعاقد B | $12,000 |
نفقات المتعاقد B | $123.00 |
راتب موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) X | £15,000 |
مكافأة موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) X | £1,000 |
راتب موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) Y | £16,000 |
راتب موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) Z | £14,000 |
نفقات موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) Z | £118 |
رسوم اشتراك المتعاقد A | $100 |
رسوم اشتراك المتعاقد B | $50 |
رسوم اشتراك موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) X | $200 |
رسوم اشتراك موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) Y | $200 |
رسوم اشتراك موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) Z | $200 |
رسوم اشتراك الموظف المباشر K | $200 |
رسوم اشتراك الموظف المباشر L | $100 |
رسوم المعاملة | $5 |
الفاتورة 1
الفاتورة 1
تُصدر الفاتورة باسم مورّد المتعاقد A
البند | المبلغ |
المتعاقد A - راتب يونيو | €5,000 |
المتعاقد A - راتب يوليو | €5,000 |
المتعاقد A - رسوم السحب | €18.00 |
المتعاقد A - النفقات | €43.00 |
المتعاقد A - مبلغ إضافي | €250.00 |
الإجمالي | €10,311 |
الفاتورة 2
الفاتورة 2
تُصدر الفاتورة باسم مورّد المتعاقد B
البند | المبلغ |
راتب المتعاقد B | $12,000 |
نفقات المتعاقد B | $123 |
الإجمالي | $12,123 |
الفاتورة 3
الفاتورة 3
تُصدر الفاتورة باسم المورّد RemotePassEOR
البند | المبلغ |
راتب موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) X | £15,000 |
مكافأة موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) X | £1,000 |
راتب موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) Y | £16,000 |
راتب موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) Z | £14,000 |
نفقات موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) Z | £118 |
الإجمالي | £46,118 |
الفاتورة 4
الفاتورة 4
تُصدر الفاتورة باسم المورّد RemotePass
البند | المبلغ |
رسوم اشتراك المتعاقد A | $100 |
رسوم اشتراك المتعاقد B | $50 |
رسوم اشتراك موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) X | $200 |
رسوم اشتراك موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) Y | $200 |
رسوم اشتراك موظف خدمة صاحب العمل المسجّل (EOR) Z | $200 |
رسوم اشتراك الموظف المباشر K | $200 |
رسوم اشتراك الموظف المباشر L | $100 |
الإجمالي | $1,050 |
الفاتورة 5
الفاتورة 5
تُصدر الفاتورة باسم المورّد RemotePass
البند | المبلغ |
رسوم المعاملة | $5 |
الإجمالي | $5 |
تغييرات الربط
تسري تحديثات ربط حسابات دفتر الأستاذ العام، سواء على المستوى العام أو لكل موظف، على الفواتير المستقبلية فقط.
لا تُحدَّث الفواتير السابقة بأثر رجعي.
إذا لم يُحدَّد أحد حسابات دفتر الأستاذ العام المطلوبة عند المزامنة، فستفشل مزامنة الفاتورة وتظهر رسالة خطأ.
الأخطاء الشائعة
تظهر أخطاء مزامنة الفواتير على مستوى كل فاتورة بحالة فشلت (Failed)، مع وصف للخطأ. فيما يلي أكثر الأسباب شيوعًا وتوضيح لكل منها:
السبب | توضيح الخطأ |
عدم تحديد حساب في دفتر الأستاذ العام | لم يُحدَّد حساب لإحدى فئات البنود الواردة في الفاتورة. |
لم يتم العثور على المورّد | يجب تصحيح ربط المورّد للمتابعة. |
خطأ في العملة | عملة الفاتورة غير متوفّرة في حساب Zoho Books، أو لم تُفعَّل ميزة تعدّد العملات. |
أخطاء خاصة بـ Zoho Books | تظهر رسالة الخطأ كما وردت مباشرةً من Zoho Books. |