نظرة عامة
يضمن تكامل مزامنة الإجازات (Time-Off Sync) بين Workday وريموت باس نقل جميع طلبات الإجازات المعتمدة بسلاسة بين المنصتين.
ومن خلال أتمتة مزامنة بيانات الإجازات، يمكنك الاستغناء عن التحديثات اليدوية، وتقليل الأخطاء، والحفاظ على دقة احتساب الرواتب وأرصدة الإجازات.
تحكّم كامل في عملية المزامنة
تُدرج بيانات الموظفين ضمن مزامنة الإجازات فقط إذا تم تحديد قيمة حقل Remotepass Employment Type في Workday.
يقتصر إعداد التكامل وإدارته على مسؤولي النظام في كلٍّ من Workday وريموت باس.
يُنصح بمراجعة سياسات الإجازات قبل تفعيل المزامنة أو بعد تفعيلها بفترة وجيزة، للتأكد من توافقها بين المنصتين.
كيف تعمل مزامنة الإجازات؟
المزامنة التلقائية (Automatic Sync)
تتم مزامنة طلبات الإجازات المعتمدة في Workday مع ريموت باس تلقائيًا كل 5 دقائق.
يمكنك أيضًا تحديث قوائم الموظفين وسياسات الإجازات يدويًا عند الحاجة، من خلال وحدة الإجازات (Time-Off Module).
البيانات التي تتم مزامنتها (What's Synced)
طلبات الإجازات المستقبلية المعتمدة: تتم مزامنتها للحفاظ على دقة أرصدة الإجازات واحتساب الرواتب.
التعديلات والإلغاءات: تنعكس أي تعديلات أو إلغاءات تُجرى على طلبات الإجازات في Workday تلقائيًا في ريموت باس.
البيانات التي لا تتم مزامنتها (What's Not Synced)
- لا يتم تعديل بيانات الإجازات السابقة أو إعادة مزامنتها.
إدارة سياسات الإجازات (Policy Control)
بالنسبة إلى الموظفين المشمولين بالمزامنة، يعرض ريموت باس أرصدة الإجازات التي يتم جلبها من Workday ضمن ملفاتهم الشخصية، ويستخدمها لاقتراح مبالغ التعويض عن الإجازات عند إنهاء الخدمة. ويتم تحديث هذه الأرصدة تلقائيًا بعد كل عملية مزامنة.
يجب على الموظفين المشمولين بمزامنة Workday تقديم طلبات الإجازات حصريًا من خلال Workday، إذ يتم تعطيل إمكانية تقديم طلبات الإجازات في ريموت باس لهؤلاء الموظفين.
التعامل مع الأخطاء (Error Handling)
تظهر الأخطاء مباشرةً ضمن قوائم الإجازات، على شكل حالات مرفقة بتوضيحات بجانب كل سجل.
يساعدك ذلك على اكتشاف المشكلات بسهولة ومعالجتها مباشرةً من خلال ملف الموظف في Workday.
إنهاء الخدمة (Termination)
بالنسبة إلى سياسات الإجازات التي تحددها باعتبارها مستحقة للتعويض المالي عند إنهاء الخدمة، يتم احتساب مستحقات الموظفين المباشرين (DE) وموظفي صاحب العمل المسجّل (EOR) بناءً على أرصدة الإجازات المسجّلة في Workday.
يجلب ريموت باس هذه الأرصدة من Workday وفقًا لتاريخ إنهاء الخدمة المخطط له، ويعرضها ضمن نموذج إنهاء الخدمة.
يمكنك تعديل مبلغ التعويض المستحق يدويًا عند الحاجة.
نوصي بالتحقق من رصيد الإجازات مرة أخرى قبل اعتماد المستحقات، إذ قد يضيف الموظف طلبات إجازة جديدة أو يعدّل طلبات قائمة أو يلغيها، كما قد تتغير سياسات الإجازات خلال الفترة الممتدة حتى تاريخ إنهاء الخدمة.
تعطيل الوحدة (Disable Module)
يمكنك إيقاف مزامنة الإجازات مؤقتًا في أي وقت بالضغط على تعطيل الوحدة (Disable Module).
ستتوقف جميع عمليات المزامنة فورًا، إلى أن تعيد تفعيل الوحدة.
ملخص وتيرة المزامنة (Sync Frequency Summary)
طلبات الإجازات (Time-Off Requests): كل 5 دقائق.
قوائم الموظفين وسياسات الإجازات (Workers & Policy Lists): يوميًا أو عند الطلب.
القيود (Limitations)
لا تتم مزامنة سجلات الإجازات السابقة.
يمكن للموظفين غير المشمولين بالمزامنة الاستمرار في تقديم طلبات الإجازات مباشرةً من خلال ريموت باس.
الأسئلة الشائعة
لا أستطيع رؤية الموظفين في ريموت باس، ماذا أفعل؟
تأكد من إنشاء الحقل المخصص Remotepass Employment Type في Workday وإعداده بالشكل الصحيح.
وتحقق أيضًا من تحديد قيمة هذا الحقل في ملف الموظف، ضمن الوظيفة (Job) ← قسم الوظيفة (Job Section)، بحيث تكون إحدى القيم التالية: Contractor أو DE أو EOR أو COR.
كما يُنصح بمراجعة قائمة الموظفين ضمن وحدة الإجازات (Time-Off Module)، واستخدام فلتر الموظفون المستبعدون (Discarded) للتحقق مما إذا كان الموظف يظهر ضمن هذه القائمة.
لماذا لا يظهر خيار COR ضمن أنواع الموظفين أثناء الإعداد؟
في مزامنة الإجازات، يتم التعامل مع المتعاقدين (Contractors) والمتعاقدين عبر خدمة المتعاقد المسجّل (COR) بالطريقة نفسها.
لذلك، يمكنك اعتبار المتعاقدين بعقود ثابتة (Fixed Contractors) ضمن فئة COR.
كم مرة تتم مزامنة الإجازات؟
تتم مزامنة طلبات الإجازات المعتمدة كل 5 دقائق، بينما تُحدّث قوائم الموظفين وسياسات الإجازات يوميًا أو عند الطلب.
ماذا يحدث إذا عدّل الموظف طلب إجازة معتمدًا أو ألغاه؟
بمجرد إعادة اعتماد الطلب المعدّل أو الملغى في Workday، تتم مزامنة التغييرات تلقائيًا مع ريموت باس.
ماذا يحدث في حال وجود خطأ؟
تظهر الأخطاء مباشرةً بجانب كل سجل ضمن قوائم الإجازات، مع توضيح سبب المشكلة وروابط إلى البيانات ذات الصلة في Workday، مما يسهّل تحديد الخطأ ومعالجته.
لماذا يختلف رصيد الإجازات المعروض في ريموت باس عن الرصيد الموجود في Workday؟
يعرض ريموت باس رصيد الإجازات المسجّل في Workday حتى تاريخ اليوم.
وقد تظهر اختلافات بين الأرصدة المعروضة في النظامين نتيجة قواعد استحقاق الإجازات، أو احتساب الأرصدة بشكل نسبي، أو وجود طلبات إجازة معتمدة لتواريخ مستقبلية.
وعند تحديد تاريخ إنهاء الخدمة في نموذج إنهاء الخدمة، يجلب ريموت باس رصيد إجازات الموظف المتوقع حتى ذلك التاريخ من Workday ويعرضه في النموذج.