يمكن لمسؤولي الشركة تحديد متطلبات تقديم الإيصالات والملاحظات لجميع المعاملات التي تتم باستخدام بطاقات المصروفات (Spend Cards)، وذلك من خلال إعدادات الشركة (Company Settings). وتساعد هذه السياسات على ضمان توثيق النفقات بشكل صحيح والامتثال للمتطلبات المعتمدة.
كيفية إعداد سياسات تقديم المستندات
انتقل إلى إعدادات الشركة (Company Settings).
افتح القسم الفرعي بطاقات المصروفات (Spend Cards).
فعّل خيار الإيصال مطلوب (Receipt Required) و/أو الملاحظات مطلوبة (Memo Required).
تُحفظ التغييرات تلقائيًا، وتُطبّق فورًا على جميع المعاملات الجديدة.
سياسات تقديم المستندات المتاحة
عند تفعيل متطلب تقديم الإيصالات (Receipt Enabled):
يجب على الموظفين رفع إيصال لكل معاملة تتم باستخدام بطاقة المصروفات.
تظل المعاملات مصنّفة على أنها غير مكتملة (Incomplete) حتى يتم رفع الإيصال المطلوب.
عند تفعيل متطلب إضافة الملاحظات (Memo Enabled):
يجب على الموظفين إضافة ملاحظة توضّح الغرض من المعاملة.
ينطبق هذا المتطلب حتى في حال رفع إيصال للمعاملة.
يمكن تفعيل كل سياسة بشكل مستقل أو تفعيل السياستين معًا.
كيف تُطبّق هذه السياسات؟
تنطبق السياسات على جميع معاملات بطاقات المصروفات على مستوى الشركة.
تُطبّق السياسات على المعاملات الجديدة فقط.
لا تُطبّق التغييرات بأثر رجعي على المعاملات السابقة.
ماذا يحدث للموظفين عند تفعيل هذه السياسات؟
تظهر المتطلبات المحددة للموظفين عند الاطلاع على كل معاملة، ويُطلب منهم رفع الإيصال و/أو إضافة الملاحظات المطلوبة.
تظل المعاملات مميّزة بعلامة تنبيه حتى يستوفي الموظف جميع المتطلبات.
ملاحظات مهمة
يمكن فقط لمسؤولي الشركة (أو مستخدمي الشركة الذين يمتلكون الصلاحيات المناسبة) إدارة سياسات تقديم المستندات.
لا يمكن للموظفين تعطيل هذه المتطلبات أو تجاوزها.
تساعد هذه السياسات في تسهيل عمليات التدقيق ومراجعة النفقات وتعويض المصروفات.